Как однажды сказал Джеймс А. Фарли, выполнять работу лучше и в более сжатые сроки — значит работать более разумно, а не более напряженно.

Вам не нужно больше интеллекта или способностей, чем у вас есть в данный момент, для того чтобы работать значительно быстрее. Все, что вам нужно сделать, это усовершенствовать ваши хорошие навыки в работе и устранить плохие. С теми трудовыми навыками, которыми вы уже обладаете, вы можете достичь немногим более того, что вы уже достигли. Вы можете сэкономить дополнительную минуту работы в каждые полчаса и чувствовать при этом, что вы экономите время. Но если вы собираетесь достигнуть значительно больших и лучших результатов, вам следует произвести переоценку своих трудовых привычек и изменить некоторые из них.

В этой главе намечена в общих чертах программа, как работать быстрее, лучше используя время. Следуйте этой программе и наблюдайте как ваши результаты будут улучшаться.

Спросите какого-либо управляющего, как он работает. Девять из десяти скажут вам, если они пожелают ответить на этот вопрос, что они «просто работают и все». Они могут сказать вам, чего они добиваются; почти каждый из них точно знает, сколько продукции произвел в прошлом месяце его отдел, а также затраты на единицу продукции с точностью до одной десятой цента. Но спросите, как они достигли этих результатов, и они скажут вам, что «просто работали».

Как вы работаете? Это вопрос, на который вы должны ответить, прежде чем сможете улучшить ваши трудовые привычки, потому что вы не можете улучшить их, пока не знаете, каковы они. Можете ли вы составить перечень всего того, что вы должны делать, чтобы выполнять свою работу? Можете ли вы описать, как вы решаете каждую из задач, которые встают перед вами? Можете ли вы объяснить, почему выполняете каждую из них именно таким образом, как вы это делаете? Конечно, не можете. Но это с вас и не спрашивается, по крайней мере сейчас.

Вы сможете сделать это через месяц, если будете придерживаться практики, рекомендуемой в данной главе. К тому времени, когда вы сможете это сделать, вы будете уже работать лучше и быстрее, потому что вы будете все время учиться.

— Как изучать ваши трудовые навыки?

— Как оценивать, насколько рационально вы используете время?

— Как составить бюджет вашего времени и не нарушать его?

Как изучать ваши трудовые навыки?

Почему следует изучать трудовые навыки? Когда вы знаете все о том, что вы делаете, как и почему вы это делаете, вы можете оценить ваши плохие трудовые навыки такими, как они есть, и начать их исправлять. У вас нет никаких плохих трудовых привычек? Откуда вы знаете? Даже если вы выполняете каждый день разную работу и нельзя найти и двух дней недели, хотя бы слегка напоминающих друг друга, то все равно вы работаете так, как привыкли работать.

Как часто приходится вам решать снова и снова одни и те же задачи и одним и тем же старым способом? Это конечно, не относится к вашей рабочей характеристике, но не начинаете ли вы бриться с одной и той же стороны вашего лица каждое утро? Всегда ли вы бреетесь перед тем, как принять душ, или наоборот? Предполагали ли вы когда-нибудь изменить процедуру, чтобы посмотреть, не будет ли проще и быстрее делать это наоборот? Это, понятно, примеры, не связанные с вашей работой, но они показывают, как у вас развиваются привычки и как вы придерживаетесь их, даже не задумываясь над тем, хорошие они или нет. Вы просто «делаете это таким образом, вот и все».

Как не надо начинать? Вы не сможете получить ясной картины обо всех ваших трудовых навыках, стараясь лишь вспомнить их. Многие из них теперь — ваша вторая натура. Вы следуете им, не думая о них. Поэтому вы не можете помнить их во всех деталях. И как бы вы ни старались вспомнить, что побудило вас заниматься тем, чем вы занимались в течение последних шести месяцев, — даже наиболее важных дел — вы не сможете этого сделать, этого не осталось в вашей памяти. Для того чтобы вспомнить все это в деталях, если бы вы смогли это сделать, потребовалось бы значительно больше времени, чем пошло на то, чтобы сделать все, что вы сделали.

Ведите учет того, как вы используете время. Нет быстрого способа составить перечень всех ваших трудовых навыков, но есть очень простой способ. Ведите систематический учет того, как вы расходуете время в течение периода, достаточно длительного, чтобы дать вам действительно характерную картину ваших трудовых навыков. Для этого может потребоваться всего лишь три недели или месяц. Может понадобиться и значительно большее время. Во всяком случае уже к концу месяца вы сможете увидеть общие контуры своих трудовых навыков.

Простой метод для того, кто постоянно работает за своим письменным столом. Если вы выполняете всю вашу работу в учреждении, вы можете вести все записи, необходимые для изучения ваших трудовых навыков, в маленькой записной книжке или поручить вашему секретарю вести точную регистрацию времени, которое вы тратите на различные дела. Питер Друкер, который признает, что он считает чрезвычайно трудным вести точную регистрацию своего времени (кстати, большинство людей так считают), сказал недавно в своей речи: «Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, потому что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обещаю себе и обещаю ей письменно (и она настаивает на этом), что я не уволю ее, когда она принесет результаты. И тем не менее, хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз выкрикиваю: «Этого не может быть: я знаю, что я теряю много времени, но не может быть, чтобы так много». Да, это плохо, но хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета!».

Если вы проводите часть дня вне учреждения, подобный учет мало поможет вам. Вы тратите много времени на дела, о которых ваш секретарь не может знать. Если вы должностное лицо среднего ранга, то добрых 40% вашего времени тратится за стенами вашего кабинета и ваш секретарь не имеет возможности оценить, как вы используете время, которое уходит на такую работу. Даже если вы проводите в учреждении 40 или 50 час., есть возможность сберечь больше времени: работать дома или в библиотеке, а не в условиях напряженного графика работы в конторе.

Ведите журнал — это приносит большие выгоды. Наиболее эффективный метод учета того, как вы используете время, — это вести дневник. Именно дневник. Не считайте, что ведение дневника — это дело только девиц 16-летнего возраста. Называйте его журналом, если вам это больше нравится, но сделайте его всеобъемлющим отчетом о вашей профессиональной деятельности. Он будет иметь огромную ценность для вас в течение многих лет по причинам далеко не сентиментального характера. Он будет:

заставлять вас трезво смотреть на ваши цели и планы;

давать выход некоторым из ваших разочарований;

помогать вам вести себя естественно;

показывать вам, какими мелкими на самом деле оказываются ваши «крупные» проблемы;

показывать вам, как можно научиться предвидеть ошибки и избегать их;

помогать вам запоминать имена и лица;

делать продвижение ваших подчиненных легким и естественным, потому что даст вам возможность увидеть, на что способен каждый из них;

порождать эффективные идеи и действия;

не отступать перед трудностями и преодолевать их;

отделять важное от несущественного;

эффективно руководить. P>Но все это побочные выгоды, так сказать, премии, поскольку дело касается экономии времени. Все они уже обсуждались в других местах этой книги.

Непосредственная выгода, получаемая от ведения журнала, заключается в том, что он даст вам возможность получить точную опись ваших рабочих привычек и позволит объективно увидеть ваше профессиональное Я, возможно, в первый раз в вашей жизни.

Когда делать ваши записи? Вы спрашиваете, когда же заниматься записями в этот журнал? День уже настолько заполнен, что, если втиснуть в него еще хотя бы минуту, это выбьет из колеи. Да, это потребует времени. Но ведь вы должны положить деньги в банк, прежде чем сможете начать выписывать чеки; так вот вы должны затратить известное время, чтобы изучить, как вы его сейчас используете, прежде чем сможете использовать его лучше.

Выберите время дня, когда меньше всего вероятно, что вас прервут. Последние несколько минут перед уходом из учреждения — подходящее время. Если вам неудобно записывать свои мысли в кабинете или если вас смущает, что ваш секретарь или ваш начальник узнают ваш «секрет», делайте это дома. Одно предостережение: если вы заполняете журнал дома, расскажите жене, что вы делаете и почему. Дайте ей прочитать его, если она хочет (предпочтительнее, чтобы она сделала это, когда вас нет дома). Если же вы попытаетесь спрятать ваш дневник от нее, она будет подозревать самое худшее и может автогеном сжечь дверь от вашего стенного сейфа, чтобы добраться до дневника.

Удобное время для заполнения журнала — время перед сном. В доме, по всей вероятности, будет тихо, и вы сможете объективно судить о том, что сделали в течение дня. Но не заботьтесь о том, чтобы быть объективным; будьте просто честным. Вы ведете эту запись только для ваших собственных целей и хотите, чтобы образ, который отражается в ней, был вашим точным отражением. Через три недели или через месяц вы сможете просмотреть то, что написали, и увидеть, в чем вы не были объективны.

Что записывать в вашем журнале? Записывать в профессиональный журнал нужно все, что вы делаете на работе, как вы это делаете и почему вы делаете это так, а не иначе. Не беспокойтесь, это не займет всю ночь. Когда вы начнете это делать, вы, вероятно, очень удивитесь, как несколькими словами вы сможете суммировать свои дневные впечатления. Сначала вам нужно сделать заметки по ходу дела и обращаться к ним тогда, когда вы начнете анализировать ваш день и вверять его истории. Календарь-блокнот или карманный график назначенных встреч явится хорошим отправным пунктом. Используйте эти ежедневные напоминания, но не полагайтесь на них полностью. Малозначащие дела, которые никогда не затрагивают вашего «графика», часто оказываются наиболее важными событиями дня. Кого из новых коллег вы встретили? Какое впечатление они на вас произвели? Какие непредвиденные случаи произошли и как вы действовали? Что вы узнали, чего вы не ожидали узнать о других или о себе? Восстановите ваш рабочий день настолько полно, насколько можете. При этом не забывайте спрашивать себя в отношении каждого результата, которого вы достигли в течение дня: «Почему я делал это именно таким образом?». Не пренебрегайте привычными мелочами: недостатки вашей работы могут корениться именно в выполнении обычных, будничных мелочей, к которым вы так привыкли, что не думаете о них, когда ими занимаетесь.

Вы не должны ждать результатов до тех пор, пока не вырисуются , контуры ваших навыков в работе. Еще до этого вы обнаружите большое количество деталей, загромождающих ваш день, на которые попусту тратится время. Начинайте избавляться от них, как только вы их обнаружите.

К концу месяца вы убедитесь, что ведение дневника — лучший способ дать себе отчет в том, как вы используете время.

Пусть ваш календарь-блокнот станет вашим помощником. Хорошим приложением к вашему журналу явится кодированный календарь назначенных встреч. Для того чтобы вести его, практически не требуется времени, если вы однажды создали и запомнили вашу собственную «систему». Пользуйтесь вашим настольным или карманным календарем, чтобы отметить для себя, насколько хорошо или плохо вы выполнили каждую из поставленных вами задач или провели намеченную встречу. Символ, которым вы отмечаете каждое дело, означает достигнутые результаты и вашу немедленную оценку этих результатов.

Чтобы сделать это, вы просто придумываете несколько символов, имеющих особое значение для вас, поскольку вы не хотите, чтобы каждый, кто смотрит в календарь, знал, что вы фиксируете всякую мелочь. Здесь для ясности приводится очень простой код (настолько простой, что он даже не введет в заблуждение и уборщицу). Мы его приводим лишь для того, чтобы показать, как это легко сделать.

— Прямая линия, проходящая по названию указанной в вашем графике задачи, говорит о том, что вы считаете эту задачу хорошо выполненной и цель достигнутой.

— Слегка волнистая линия, проведенная по записи, свидетельствует о том, что вы сделали работу, но не слишком довольны тем, как использовали время, чтобы ее выполнить.

— Очень волнистая линия показывает, что вы сделали работу и достигли результатов, которых добивались, но вы напрасно тратили свое время: вам следовало бы поручить это дело кому-либо другому или затратить на него менее половины того времени, которое вы потратили.

— «X», поставленный на записи, означает, что вы ничего не достигли: другая сторона не приняла того, что вы предложили, или наоборот. Дело закончилось безрезультатно.

— Кружок вокруг записи означает, что вы не достигли цели и должны попытаться это сделать еще раз. Дело должно быть запланировано на другое время.

Подробные записи в календаре говорят вам о том, что произошло, но не отвечают на вопрос, почему это произошло. Для вас не составит труда добавить кодированный ответ на этот вопрос. Но для этого вам понадобится комбинированный код, с помощью которого можно показать, какие факторы и в какой мере сделали результаты вашей деятельности такими, какие они есть.

Для обозначения «сколько» или «насколько хорошо» можно использовать следующий набор символов:

О — отлично или очень много;

X — хорошо или выше среднего;

П — плохо или примерно средне;

Пм — плохо или меньше, чем ожидалось;

Р=0 —результат равен нулю.

Вам потребуется несколько больший набор условных обозначений, чтобы выразить все факторы («что»), которые влияют на результаты, — такие, как планирование, связь, подготовительная работа, болтовня, личное вмешательство, политика и т. д. Нв — начальство (вышестоящее);

С — связь;

Б — болтовня;

Пр — подготовительная работа;

Н — невежество;

И — информация;

Нс — наведение справок;

Вф— внешние факторы;

Лв — личное вмешательство;

П — политика;

Пл — планирование;

По — подчиненный.

Вы можете начать с очень небольшого количества условных обозначений и увеличить его, когда в этом возникнет необходимость. Возможности бесконечны. Почти в каждой записи вашего календаря будет четко обозначено то или иное лицо («кто»), которое повлияло на достигнутые результаты.

Вы можете свободно использовать инициалы или имена, если ваш код надежен, а люди, о которых вы пишете, не увидят ваш календарь. У вас нередко будет желание одобрить или осудить метод, с помощью которого выполнялась данная задача. Чтобы не забыть одобрить деятельность лица, ответственного за определенные результаты, или сделать ему выговор, обведите кружком кодированную запись, следующую за временем встречи с этим работником.

Посмотрите еще раз на листок календаря.

Назначенная на 4.00 встреча с мистером Макиоком прошла гладко, именно так, как вы надеялись, и все это благодаря отличной подготовительной работе, которую сделал по вашему плану Том С. Вы обвели кружком кодированную запись, чтобы не забыть выразить благодарность Тому С. Когда вы сделаете это письменно или устно, вы вычеркиваете кодированную запись.

Этот метод поможет вам только в отношении тех дел, которые внесены в ваш календарь, но уже одних только этих пунктов может оказаться достаточно, чтобы значительно улучшить ваши трудовые навыки. С помощью этого метода вы можете получить хорошее представление (по истечении нескольких недель) о том, сколько времени вы тратите на ненужную работу, и сможете понять, почему много работы вы делаете впустую. Если П, Пл систематически появляется в вашем календаре, вы начнете лучше планировать свою работу.

Если Р = оБ показывает, что вы потратили полчаса на болтовню то в одном, то в другом месте, вам станет стыдно за себя и вы будете стараться лучше использовать свое время.

Вы будете видеть условные обозначения «непредвиденных случаев» в своих каждодневных записях. Когда вы обнаружите, что одни и те же условные обозначения появляются вновь и вновь, что означает непредвиденную потерю времени, то вы сможете при планировании распорядка дня учесть эти непредвиденные случаи как нечто связанное с установившейся практикой, чем они в действительности и являются.

Как определить и исправлять ваши трудовые навыки?

Через короткий промежуток времени с помощью журнала и кодированного календаря вы сможете реалистически определить эффективность вашей работы. Простые арифметические расчеты подскажут вам, какой процент вашего времени идет на каждый вид работы и каков ее удельный вес по отношению к общим результатам. Вам нетрудно будет определить пропорцию, в какой расходуется время:

на получение необходимой информации;

на определение очередности и составление графика работ для достижения определенных результатов;

на распределение заданий и передачу полномочий по контролю их выполнения;

на то, чтобы давать нужные советы и оказывать помощь подчиненным;

на подготовку докладов (официальных и неофициальных) руководству;

на разрешение проблем, возникающих у подчиненных;

на прочие вопросы, не поддающиеся классификации.

Кроме того, вы сможете сказать, сколько времени вы тратите на каждый из вышеназванных видов работ, связанных с установившейся практикой или с решением повторяющихся задач, и сколько на одноразовые, решающие действия, собственно административную работу.

Вы начинаете пожинать плоды своих наблюдений. Теперь вы готовы пожать плоды вашей работы по учету времени. Оценивая незапланированные одноразовые задачи, вы будете избегать ошибок, учиться на них. У вас запись не только того, что вы сделали, но и того, какие идеи были осуществлены и какие нет, а также анализ причин, вызвавших это.

Вы сможете выявить причины ваших успехов и неудач. Вы сможете действительно начать учиться на опыте. Просматривая время от времени ваш журнал, вы сможете проверять свое суждение о людях и идеях. Эти записи помогут вам авторитетно ссылаться на прошлые успехи и неудачи, когда вам понадобится.

Разумное использование времени повышает эффективность вашего руководства, но не дает существенного выигрыша во времени. Вы должны изыскивать добавочное время, нужное вам для повышения квалификации, экономя его на повторяющихся операциях. После того как вы проанализируете всю свою каждодневно повторяющуюся работу и постигнете характер каждой операции (в большинстве случаев вы обнаружите, что выполнение этих операций вошло у вас в привычку), вы сможете найти тысячи путей для экономии времени. Вы, возможно, придете к выводу, что половину обычно выполняемой вами работы можно благополучно перепоручить вашему секретарю или другим служащим. Предварительно ознакомившись с общим характером всех каждодневных задач и осторожно меняя установившуюся практику их решения, вы вполне сможете на 75% сократить время, затрачиваемое на выполнение многих из них. Вы должны суметь сократить во времени все выполняемые вами операции по крайней мере на 25%, а половину из них — на 50%.

Если вы типичный управляющий среднего ранга довольно крупной компании, то тратите 60% времени на каждодневно повторяющуюся работу. Иными словами, если вы работаете в среднем 44 часа в неделю, то на каждодневно повторяющуюся работу у вас уходит 26,4 часа.

Если вам удастся сократить обычно выполняемую вами работу наполовину, то вы сможете выкроить 13,2 часа в неделю для повышения своей квалификации. Несомненно, стоящий проект!

Измените вашу каждодневную практику, чтобы улучшить ее. Проанализируйте типичную схему вашей каждодневной работы. Не делаете ли вы некоторые из выполняемых вами работ ежедневно в том же самом порядке и важна ли эта последовательность для результатов их выполнения? Не тратите ли вы первый утренний час работы на решение тех же самых задач вне зависимости от того, когда в течение дня вам потребуются их результаты. Умеете ли вы подождать с выполнением очередной каждодневной работы до тех пор, пока не выполните какую-то нужную специальную работу? Вы удивитесь, когда обнаружите, что, сами того не замечая, вы парализовали в себе способность приступить к следующей работе, пока не завершена предыдущая.

Один вашингтонский администратор недавно признался, что он каждое утро терял 15 мин., составляя детальный прогноз местной погоды: он привык это делать в течение нескольких лет. Он звонил в бюро погоды, чтобы получить самые последние сведения, и внимательно заносил их на специальную карту погоды, которую он разработал для себя, и потом размножал ее в нескольких экземплярах. Прежде чем он брался за работу, у него в голове была ясная картина возможной погоды в послеобеденное время в пригородных районах города.

Однажды утром он пролил кофе на свою карту погоды и когда он старался ее просушить, чтобы ею можно было пользоваться, он спросил себя, почему он этим занимается. Поразмыслив немного, он понял, что пять лет назад, когда он был младшим бухгалтером в фирме, он должен был в течение недели проверять счета примерно в дюжине магазинов-филиалов в близлежащих округах, выбирая наугад один из магазинов. Он очень внимательно изучал погоду, с тем чтобы запланировать свои визиты в каждый филиал на то время, когда погода там была благоприятной. Он составлял прогноз погоды и продолжал это делать долго после того, как это потеряло всякую практическую пользу для его работы.

Среди своих мелких привычек, связанных с заведенным порядком, вы также можете найти такого же пожирателя времени. Оцените каждую из работ, которую вам надо делать в течение дня,