Способность ответственного финансового руководителя и его аппарата подготавливать и представлять отчеты является конечным критерием достоинства финансовой службы компаний, Финансовый отдел составляет отчеты по широкому кругу вопросов: кассовые операции, прибыль на вложенный капитал, оборачиваемость товарного запаса, оборот дебиторских счетов. Система финансовой отчетности должна представлять точные данные руководству, когда ему это требуется.

Финансовая служба не может ограничиться только сообщением цифр. Она не должна принуждать лиц, которым представляются отчеты, утомительно корпеть над ними, анализируя и осмысливая весь поступающий материал.

Отчеты для руководства

Ведущаяся компанией документация содержит массу подробной информации. Из этой массы деталей финансовый отдел должен отобрать и объединить нужные данные в форме отчетов, ознакомившись с которыми руководство сможет узнать истинное положение вещей с целью выработки или изменения политики и контроля фактической деятельности в соответствии с установленной политикой.

Система ведения документации должна предназначаться для того, чтобы обеспечить поступление нужной информации из записей в составляемые отчеты, требующиеся для руководства и других лиц. Хорошая система отчетов основана на хорошей системе ведения документации.

Регулярные отчеты. Регулярные отчеты периодически повторяются; в большинстве случаев они стандартного формата и охватывают определенный период времени — обычно неделю, месяц или квартал. В них приводятся данные о текущих операциях и периодически повторяющихся проблемах. Эти «регулярные» отчеты, уже рассмотренные и наглядно показанные и других главах, дают представление о непосредственных результатах сбытовой деятельности и производства с помощью показателей валовой прибыли, чистой прибыли, окупаемости вложенного капитала и других подобных показателей. Обычно они представляют собой цифровые данные по всей компании, а также по каждому большому отделу или производственному участку. В них сравниваются фактические цифровые данные с бюджетными наметками. Данные в них систематизированы. Отчеты часто содержат нужные соотношения и сравнения с данными за предыдущие отчетные периоды («лучше или хуже») и с бюджетными наметками. Большей частью регулярные отчеты просты, но тем не менее основательны. Краткий комментарий к отчету или пояснительная записка способствуют пониманию теми, кто читает отчет, сложных статистических данных, которыми заполнены все регулярные отчеты.

Специальные отчеты. Финансовый отдел обеспечивает высшее руководство компании специальными или аналитическими отчетами по многим вопросам. Эти отчеты могут предназначаться для совета директоров, финансового комитета, президента компании или других представителей руководства. Они включают анализ того, что имело место, а также оценку текущих операций и прогнозы возможных операций в будущем. Они обычно носят пояснительный характер и затрагивают некоторые проблемы или важные проекты, такие, как проекты капитальных затрат, или специальные проблемы вроде политики в отношении дивидендов. Специальные отчеты или сообщают руководству о положении дел с осуществлением важных проектов или обстоятельно информируют об общем развитии деятельности компании. Во многих случаях они затрагивают определенные структурные подразделения компании, которые испытывают трудности или имеют исключительно хорошие показатели. Во всех этих отчетах рассматриваются факторы, которые оказывают решающее влияние на общую деятельность компании.

Специальные бухгалтерские и финансовые отчеты обычно содержат как минимум следующую информацию:

- исходные данные, включая данные о прежней себестоимости производства и другие сведения, предназначенные для ознакомления руководства компании с темой отчета;

- текущие данные для информирования руководства о состоянии данного вопроса в настоящее время;

- анализ факторов, приведших к данному положению дел на анализируемом участке работы, точно указывающий организационную ответственность и показывающий, какой отдел, филиал или даже отдельное лицо добились успеха или наоборот, потерпели неудачу в выполнении возложенных на них функций;

- рекомендации относительно мероприятий по устранению существующих проблем или общему улучшению деятельности компании;

- оценку возможного улучшения при осуществлении альтернативных мероприятий.

Очевидно, что такие всеобъемлющие отчеты должны касаться лишь чрезвычайно важных проектов, проблем и операций. Они имеют отношение к надвигающимся событиям, имеющим особое финансовое значение или к прошедшим событиям, приведшим либо к значительным убыткам, либо к исключительно хорошим финансовым результатам. В этих отчетах финансовые отделы должны показывать взаимодействие причин и следствий. Ответственный финансовый руководитель и другие работники, подготавливающие отчеты, должны находить и выявлять проблемы, объясняя их с точки зрения причин и возможных последствий на будущее. Они должны поддерживать тенденции, привлекая внимание дирекции к наиболее важным сторонам возникших проблем.

При составлении всех аналитических отчетов финансовые отделы обращаются к регулярным и промежуточным отчетам для получения необходимых данных. Те, кто готовит аналитические отчеты отбирают данные, которые наиболее важны для темы их отчета. После отбора они соответствующим образом организуют данные, выбирая и выделяя сведения, относящиеся к делу, чтобы более отчетливо показать причины и следствий.

Чтобы быть уверенным в наличии достаточного количества информации, на основе которой можно делать выводы в аналитических отчетах, финансовые отделы должны располагать рядом данных, которые можно было бы получить в любое время. Регулярные отчеты и постоянные финансовые и бухгалтерские записи должны обеспечивать систематическое снабжение по крайней мере следующей информацией:

- доход на собственный чистый капитал;

- доход в процентах от чистой суммы реализации;

- оборачиваемость товарных запасов;

- ликвидность;

- коэффициент ликвидности;

- соотношение краткосрочных активов к краткосрочным обязательствам;

- отношение задолженности к собственному чистому капиталу.

Цель всех аналитических отчетов одинакова: просеять финансовые и бухгалтерские данные, отобрать наиболее важную и интересную информацию для дирекции в четкой и сжатой форме. Полнота данных является существенной базой для отчетов.

Слишком часто руководство получает отчеты, основанные на поверхностных данных. Бывает, что составитель только и делает, что повторяет устаревшие данные, которые руководство уже знает. Возможно, метод составления отчета правилен, однако автор терпит серьезную неудачу вследствие того, что не всесторонне использует факторы, связанные с темой его отчета.

Предположим, что прибыли компании в течение длительного времени снижались. Дирекция начинает составлять бюджет на следующий год и просит финансовый отдел подготовить критический обзор предшествовавших операций, который служил бы своего рода руководством. Она не хочет пересказа всех предыдущих отчетов, подготовленных ранее финансовым отделом. Дирекция хочет иметь новые факты, она хочет иметь логически аргументированные выводы. Она хочет знать, почему доход снизился и что можно сделать для того, чтобы выправить положение. Финансовый руководитель не может просто доложить, что «дела идут плохо, но должны быть изменены к лучшему». Он должен сравнить текущую прибыль с прибылью, предусмотренной в бюджете. Он должен сравнить доход за текущий год с доходами за предыдущий год. Он должен дать разбивку доходов и других показателей хозяйственной деятельности по видам продукции и по отделам. Он должен рекомендовать меры, рассчитанные на то, чтобы фирма вновь стала получать достаточную прибыль.

В своих отчетах руководству финансовый отдел должен практиковать «учет ответственности». Другими словами, он должен отождествить расходы с лицами, ответственными за контроль.

Финансовый отдел должен детализировать отчеты, с тем чтобы показывать данные о деятельности самого маленького структурного подразделения. Он должен выделять исключения из установленных норм или стандартов производственной деятельности. Он должен выделять необычные ситуации.

При последовательном применении во всех финансовых отчетах идея учета ответственности дает каждому представление о том, чего от него хочет руководство. Такой учет точно определяет ответственность. Для того чтобы должным образом использовать идею учета ответственности в составлении отчетов, финансовый отдел должен делать сравнения.

Метод сравнения. По существу финансовые отчеты выражают взаимоотношения между фактами. Абстрактные факты зачастую ничего не значат. Но когда они сравниваются с фактами, взятыми из предыдущей хозяйственной деятельности, или с данными, предусмотренными в бюджетах, они приобретают большое значение. Данные о текущем уровне товарных запасов, капиталовложениях, краткосрочных обязательствах могут быть интересными, но мало что значащими, если их не сравнивать с прошлым уровнем товарных запасов, капиталовложений и обязательств. Мало кто не согласится, что сведения о скорости оборота товарных запасов, об обороте капиталовложений и отношении оборотных средств к краткосрочным обязательствам намного более полезны, чем простые данные по этим статьям.

Отдельные факты имеют очень небольшое значение для занятого управляющего. Абсолютные величины могут для него совершенно ничего не значить. Он хочет знать, как выглядит сегодняшняя цифра в сравнении со вчерашней или как фактические цифры выглядят в сравнении с бюджетными наметками. Для того чтобы обеспечить руководство этими сопоставлениями составитель отчета должен:

- сравнить текущие данные о скорости оборота товарных запасов, отношения основного и оборотного капитала и иные отношения с соответствующими данными предшествующего доклада;

- сравнить абсолютные величины за ряд предыдущих отчетных периодов;

- сравнить фактические операции в настоящий момент с запланированными по бюджету с помощью как коэффициентов, так и абсолютных величин.

Руководство всегда глядит в будущее. Для того чтобы представить будущее, оно должно иметь представление о прошлом. Какова общая тенденция? Какова тенденция в отделе А? А в отделе В? Какова тенденция сбыта? Отчеты, указывающие тенденции, представляют гораздо большую ценность для руководства, нежели отчеты, которые ограничиваются простым изложением цифровых данных. Если руководство требует отчет, показывающий размеры дохода за последний месяц, то отчет должен содержать также данные о доходе за предыдущий месяц, а также сопоставление цифр за оба месяца с бюджетными наметками. Коэффициенты и проценты помогают делать сравнение. Например, отчет мог бы выражать кассовую наличность как 5% от всех активов, счета кредиторов как 3% от всех обязательств и издержки производства реализованной продукции как 85% от чистой суммы реализации.

При изложении сравнений составитель отчета должен с надлежащей осторожностью учитывать колебание цен. Например, при отношении издержек производства реализованной продукции к чистой сумме реализации 85% в данном году и, скажем, 88% в следующем увеличение может быть вызвано результатом как снижения продажных цен в течение второго года, так и более быстрого роста цен на сырье, чем на продукцию. Какова бы ни была причина увеличения, будь то рост стоимости сырья, увеличение стоимости рабочей силы или накладных расходов, отчет должен точно указывать руководству причину.

При подготовке отчета, при представлении сравнительных данных руководству составитель отчета должен различать изменения, не имеющие важного значения, и изменения, требующие корректирующих мероприятий. Он должен сконцентрировать свое внимание на важных исключениях из норм, предусмотренных в бюджетах или уже достигнутых в хозяйственной деятельности. Чтобы подготовить такой отчет, который требуется для руководства, составитель отчета должен изучить методы учета, познакомиться со статистическими методами, техникой прогнозирования и техникой ведения записей.

Как писать отчет? Прежде всего простота. Принципы, которые применяются при составлении документов вообще, в равной мере используются и при составлении финансовых документов и отчетов. Прежде всего документ должен быть простым, без педантичных выражений и слов, направленных скорее на то, чтобы поразить читателей эрудицией составителя документа, нежели дать им информацию. Немногословность значит многое.

Умелый составитель отчета сочетает личные местоимения Я, Мне, Ваши и Мы с активными глаголами, для того чтобы сделать предложения ясными, живыми. Вместо того чтобы написать «Проверка бухгалтерских книг в от деле А была проведена нижеподписавшимся», он пишет: «Я проверил бухгалтерские книги в отделе А...». Он пишет уверенно, доходит до главного. Читатель любит именно такой стиль. Прежде чем начать писать, автор собирается с мыслями. Он излагает факты в логической последовательности и, если это возможно, в порядке их важности для читателя. Он опускает детали, которые не нужны читателю, избегает длинных, растянутых выводов и замечаний. Когда он сказал то, что хотел сказать, он останавливается. Зачем писать два абзаца или два предложения, если смысл можно передать одним абзацем или одним предложением?

Автор старается делать свои отчеты простыми. Он уделяет тщательное внимание форме, но не связывает ею себя. Заглавия и названия носят описательный характер или вообще опускаются. Заголовки столбцов и пояснительные надписи должны соответствовать матер