Составление кассовых бюджетов является основным способом планирования оборота наличных средств. Наряду с другими достоинствами оно показывает потребность в увеличении средств, дает возможность определить, какую часть сводных наличных денег инвестировать и на какое время; позволяет заранее определять потребность в кредитах, давая таким образом возможность отделу финансов получать кредит на наиболее выгодных условиях.

Еще совсем недавно было общепринятой практикой держать при себе в любое время большую сумму наличных денег. Идея, казалось, заключалась в том, чтобы держать в кассе как можно больше наличных денег на случай, если они спешно понадобятся. Составление кассовых бюджетов, как понимаем их теперь, практиковалось только горсткой компаний.

В связи с появлением научных методов управления руководство научилось путем тщательного планирования избегать большинства непредвиденных случаев и преодолевать неизбежные критические обстоятельства путем сохранения лишь необходимых для этого наличных средств, способных обезопасить положение компании. Довольно быстро предприниматели поняли, что держать деньги в бездействии убыточно и что пускать деньги в оборот так же важно, как обеспечивать рабочих работой. Это довольно очевидное достижение было только первым шагом на пути к тому, что теперь является одним из необходимых способов управления: планирование оборота наличных средств и составление кассовых бюджетов.

В наши дни никакая работа по составлению бюджетов не может считаться законченной, пока руководство не определит тот эффект, который будут иметь его оперативные планы на кассовое положение компании, и не выяснит, каким образом возможные изменения в кассовом положении в течение бюджетного периода будут влиять на оперативные планы. Применяя в качестве основы прогноз сбыта, производственный бюджет и бюджет по расходам, многие предприятия разрабатывают обоснованные планы регулирования наличных средств, соответствующие их оперативным планам и обеспечивающие достаточные средства для осуществления планов, выраженных в оперативном бюджете.

Подготовка производственного бюджета и соответствующих бюджетов по расходам является дальнейшим развитием «учета затрат» и представляет собой средство определения реальных наметок расходов по каждому виду деятельности, необходимому для выполнения заданий по производству и реализации продукции. Подготовка счетов предполагаемых прибылей и убытков, баланса, прогнозов состояния кассы и кассовых бюджетов часто называется «финансовым счетоводством». Оно служит способом получения общей картины финансового положения компании на любой данный период в будущем, а также определения возможных финансовых потребностей, вытекающих из операций, предусмотренных в бюджете.

Проще говоря, ведение финансового счетоводства — это кассовое планирование.

Что означает кассовое планирование?

Кассовое планирование — это процесс оценки всех источников поступлений и расходов наличных средств в течение определенного периода в будущем. Кассовое планирование часто называют другими терминами: прогнозирование наличных средств или анализ движения наличных средств, финансовое прогнозирование или анализ оборота, составление кассовых или финансовых бюджетов, а также управление наличностью. Иметь наличные средства для уплаты по обязательствам, срок которых наступает, является первой потребностью для того, чтобы продолжать дело.

Сказать, что больше предприятий терпят неудачу из-за отсутствия наличных средств, чем из-за отсутствия прибылей, кажется на первый взгляд парадоксальным. Однако прибыли и наличные средства не обязательно схожи друг с другом.

В ответ на расход наличных средств предприятие, естественно, ожидает получить назад больше; оно должно получать больше, чем расходует для поддержания бизнеса. Но если дела обстоят неблагополучно в отношении нормального движения наличных средств и фирма начинает расходовать больше, чем она получает, финансовый руководитель должен изыскивать добавочные средства для поддержания нормальной работы предприятия. Само существование предприятия зачастую непосредственно зависит от суммы наличных, которую имеет компания и от того, правильно ли используются эти средства.

По существу кассовое планирование и управление наличными средствами помогают финансовому отделу определять наилучший размер ликвидности.

Потребность в оборотном капитале в любое данное время в течение бюджетного периода обусловливается главным образом текущими планами компании, выраженными в прогнозах сбыта, производственном бюджете и в различных бюджетах по расходам. Но эта потребность также находится в зависимости от следующих факторов:

- общих рыночных условий;

- изменений объема сбыта в течение бюджетного периода;

- других изменений, обусловливаемых сезонными факторами в деятельности предприятия;

- производственного цикла предприятия;

- наличия соответствующих материалов и рабочей силы;

- соотношения продажи в кредит и продажи за наличные;

- сезонного или циклического распределения объема продаж в кредит;

- преобладающих условий сбыта;

- политики компании в области кредита и инкассации выручки;

- финансовых возможностей в распоряжении компании;

- предвидимых, но в то же время необычных потребностей в наличных средствах.

На основе анализа и оценки этих условий финансовые руководители стремятся определить минимальный размер оборотного капитала, необходимого для превращения капитала из формы наличных денег в форму товарных запасов, потом в дебиторскую задолженность и обратно в наличные.

Проблема заключается в том, чтобы определить размер оборотного капитала, необходимого для данной компании в разное время бюджетного периода. Часть потребности в оборотном капитале является стабильной, в то время как другие потребности чрезвычайно меняются. Независимо от того, какое количество основных производственных материалов предусмотрено в производственном бюджете на какое-то будущее время, финансовый руководитель должен знать, где найти необходимый оборотный капитал, чтобы обеспечить дополнительную потребность в этих материалах, если первоначальные прогнозы окажутся неверными. Ошибка в прогнозе сбыта может иметь еще большие последствия. Когда увеличивается объем сбыта, компания должна производить больше товаров. Это влечет за собой увеличение объема товарных запасов и размера дебиторской задолженности компании.

Многие так называемые «непредвиденные обстоятельства» на самом деле можно предусмотреть с помощью заранее составленного правильного плана. Например, если срок основного коллективного договора истекает в течение бюджетного периода, руководство с самого начала этого периода должно иметь в виду возможность забастовки.

Планирование движения наличных средств нутом составления кассовых бюджетов

Основным способом планирования финансов или движения наличных средств является составление кассовых бюджетов. Последнее связано в основном с планированием потребностей в оборотном капитале. При выполнении функции управления наличными деньгами финансовый отдел компании стремится также обеспечить наличие оборотного капитала в размере, необходимом для гибкости операций. Оборотным капиталом обычно считается превышение текущих активов над краткосрочными обязательствами, включающими нижеследующие статьи:

Текущие активы:

- наличные деньги в кассе и банковские депозиты;

- счета дебиторов (за минусом резервов по безнадежным долгам);

- другие краткосрочные векселя и акцептованные счета дебиторов (за минусом резервов);

- большая часть товарных запасов (включая сырье, незавершенное производство, готовую продукцию и различные средства, необходимые для производства).

Краткосрочные обязательства:

- счета, подлежащие уплате кредиторам, и др.;

- векселя к оплате;

- платежи, по которым наступили сроки;

- облигации и другие долгосрочные обязательства, срок оплаты которых наступает в течение одного года;

- дивиденды, подлежащие выплате наличными акционерам.

Сбалансированное положение оборотного капитала является обязательным в силу ряда причин. Текущее ликвидное состояние дает компании возможность своевременно оплачивать счета за основные материалы и рабочую силу, производить расходы, связанные с производственной и сбытовой деятельностью. Это то, что поддерживает деятельность компании, придает ей устойчивое положение. Стабильный характер хозяйственной деятельности увеличивает эффективность производства, уменьшает производственные расходы, поднимает хорошее настроение служащих. Имеющийся в наличии оборотный капитал дает возможность сразу же оплачивать поставщиков компании. Это обычно означает, что компания сможет закупать товары большими партиями и больше пользоваться скидками, предоставляемыми в этих случаях поставщиками, тем самым еще больше увеличивая заработки компании. Кроме этих выгод, текущее ликвидное состояние укрепляет кредитную репутацию компании и фактически гарантирует получение ею кредита, когда это потребуется.

Кроме этих очевидных пре�