На большинстве предприятий расходы на закупленные материалы доходят до 50% стоимости всех издержек производства, что дает широкое поле деятельности в снижении этих издержек посредством надлежащих мер контроля за товарными запасами. Больше того, компании, получающие от 8 до 9% прибыли от реализации, часто могут повысить ее больше чем на 10%, просто снижая затраты на товарные запасы всего лишь приблизительно на 2%. Прибыль, получаемая на каждый доллар, сбереженный в результате более действенного регулирования товарных запасов, приблизительно равняется прибыли, получаемой путем увеличения на 11 долл. объема реализации товаров.

Товарные запасы — это деньги в обороте

Подобно любым другим вложениям, вложение средств в товарные запасы сопряжено с риском. Применяют много различных способов для уменьшения такого риска. Термин «контроль над товарными запасами» употребляется для обозначения комплекса общепринятых мероприятий по контролю и управлению. Когда мы говорим, что компания осуществляет «контроль над товарными запасами», мы имеем в виду, что компания установила задачи в отношении уровней товарных запасов и вложений в них средств и пытается осуществлять свои цели посредством согласованных отчетов и управленческих усилий для предотвращения дорогостоящих ошибок в управлении товарными запасами.

Контроль товарных запасов является совместной функцией производственных и финансовых подразделений. Производственный отдел определяет физическое количество требующихся товаров, качество покупаемых товаров и у каких поставщиков их закупать и контролирует расход купленных материалов. Финансовый отдел определяет максимальный и минимальный лимит вложений в запасы товаров и материалов, определяет, какую часть оборотного капитала необходимо вложить в товары в целом и в их отдельные виды. Контроль финансового отдела за вложениями в товарные запасы распространяется на четыре основные категории товарных запасов:

1) готовая продукция — товары в виде продукции, готовой для продажи покупателям, готовой как по форме, так и по качеству и не требующей дополнительной обработки;

2) незавершенное производство — частично обработанные товары, которые требуют дополнительного труда или материалов, прежде чем стать пригодными для продажи;

3) сырые материалы (сырье) — товары, которые не подвергались обработке; они пойдут в производство, чтобы стать вначале незавершенным производством, а затем — готовой продукцией;

) топливо и другие вспомогательные материалы — товары, которые участвуют в производственном процессе, но не становятся неотъемлемой частью готовой продукции.

Применяя научные методы управления товарными запасами, финансовый отдел стремится предотвратить возникновение следующих ситуаций во всех четырех категориях товарных запасов:

- не омертвить слишком большую долю оборотного капитала фирмы в товарных запасах;

- не допустить слишком частого отсутствия запасов, приводящего к нехватке материалов для выполнения производственных планов;

- не допустить несбалансированного вложения средств в товарные запасы.

Чрезмерные вложения в товарные запасы

Чрезмерные товарные запасы являются одной из главных причин краха предприятий. Во многих случаях чрезмерные товарные запасы являются результатом простого затоваривания, когда количество определенных товаров в течение длительного промежутка увеличивается до угрожающего уровня.

Однако некоторые компании спекулируют на товарных запасах, покупая больше, чем им на самом деле необходимо, в ожидании повышения цен. Если ожидаемого повышения не происходит, а, наоборот, цены понижаются, то компания оказывается затоваренной ненужными ей материалами, которые могут быть реализованы только с убытком для нее.

Когда компания делает чрезмерные вложения в товарные запасы, ее оборотный капитал может уменьшиться и она будет вынуждена занимать средства, чтобы выплачивать заработную плату, платить поставщикам и производить другие текущие расходы. Кредит иногда выгоден, однако капитал, взятый взаймы, всегда стоит дороже, чем собственный. Поэтому компания должна по возможности избегать таких дополнительных затрат.

Чрезмерное вложение средств в товарные запасы также означает наличие избытка материалов, что вызывает большие расходы на емкие складские помещения, высокие страховые премии и налоги на движимое имущество, а также большие расходы по хранению и учету материалов.

Когда компания имеет излишние материалы, она становится уязвимой в случае снижения цен и в связи с возможностью снижения стоимости запасов из-за их морального износа. Ненормально большие товарные запасы также увеличивают возможность потерь из-за износа и порчи. В добавок ко всему оборотный капитал, замороженный в товарных запасах, не может быть использован для более прибыльных вложений и сократит таким образом для компании уровень доходности.

Недостаточные вложения средств в товарные запасы. Иметь в наличии слишком маленький объем товарных запасов так же плохо, как и иметь их слишком много. Недостаточные запасы могут часто приводить к отсутствию самых необходимых материалов, так что компания не сможет выполнить необходимые производственные заказы или сделать запланированные поставки. Это может вызвать потерю настоящих и будущих заказов.

Кроме того, когда производство замедляется из-за нехватки материалов, увеличиваются расходы на оплату неиспользуемой рабочей силы и содержание простаивающего оборудования. Компании, в которой имеется нехватка материалов, вероятнее всего, придется затратить больше средств на то, чтобы ускорить доставку материалов и отгрузку готовой продукции покупателям.

Несбалансированное вложение средств в товарные запасы, естественно, влечет за собой некоторый риск как недостаточного, так и чрезмерного вложения, сохраняя наихудшие элементы того и другого. Когда вложение в товарные запасы не сбалансировано, ощущается постоянный недостаток в снабжении некоторыми товарами, в то время как имеется излишек других товаров.

Проблема состоит в том, чтобы привести в соответствие чрезмерные и недостаточные запасы отдельных товаров, финансовые невыгоды наличия слишком большого количества товарных запасов и очевидные отрицательные последствия недостаточного количества сырья и компонентов для удовлетворения потребностей производства.

Верно, что уровни товарных запасов определяются главным образом производством, однако при их определении необходимо учитывать такие факторы, как общие экономические условия, которые могут увеличить риск убытков из-за морального износа, инфляции или порчи.

Сбалансированное вложение средств в товарные запасы. Финансовый отдел должен указывать высшему руководству на то, что производственные потребности не являются единственным критерием для определения уровней товарных запасов. Обязанностью же руководства является установление определенных заданий по товарным запасам для всех отделов. Регулированием товарных запасов большинство компаний добиваются достижения следующих задач:

- бесперебойность снабжения;

- минимальное вложение наличных денег;

- минимальный риск;

- простая процедура заказов на пополнение запасов;

- регулярность, бесперебойность производственного процесса.

Важность высокой скорости оборота товарных запасов

С точки зрения достаточности оборотного капитала, по всей вероятности, ни один другой фактор не имеет такого значения, как скорость оборота товарных запасов. Товарные запасы являются наименее ликвидными краткосрочными активами, что подвергает их многим опасностям, которым не подвержены другие статьи оборотного капитала. Оборачиваемость товарных запасов в большой степени зависит от объема реализации компании. Если реализация замедлена, то ясно, что оборачиваемость товарных запасов будет также медленной (если только производственное предприятие не сохраняет постоянный выпуск продукции в ожидании будущих заказов на товары). Поскольку оборот товарных запасов находится в такой зависимости от объема реализации, финансовый отдел должен использовать любой возможный метод с целью облегчения усилий по сбыту и ускорения оборачиваемости товарных запасов.

Одним из способов поддержания движения товарных запасов является либерализация условий кредита, с тем чтобы покупатели могли приобретать больше товаров в кредит. В случае если компания уже имеет больше дебиторской задолженности, чем тона может себе позволить, финансовая служба должна передать некоторые счета дебиторов фактору (посреднику) для поддержания высокого уровня продаж в кредит.

Другим способом ускорения оборачиваемости товарных запасов является вложение всегда минимальных средств в товарные запасы.

Предположим, например, что компания производит готовой продукции на 100 тыс. долл. (по себестоимости) каждый год. Если товарные запасы компании используются и заменяются только раз в год, то фирма должна иметь среднегодовой запас товаров стоимостью в 100 тыс. долл. Однако если товарные запасы обернулись дважды за год, то среднегодовое вложение в товарные запасы составит всего 50 тыс. долл., что высвобождает о�