Ваше управление запасами правильно, если в нужный момент вы располагаете нужным количеством нужного материала. Не слишком много и не слишком мало, а как раз столько, сколько нужно. Как же можно определить это нужное количество? Только путем планирования и контроля.

Опасность больших запасов. Если ожидается повышенный объем сбыта и если положение с прибылями у компании благополучно, то естественной реакцией является стремление запасать готовую продукцию, производственное оборудование и сырье. С психологической точки зрения весьма приятным подчас бывает зрелище переполненного склада со стеллажами, ломящимися под тяжестью сырья и материалов. Почему? Потому что при таком положении ничто не мешает и не задерживает ход производства и имеется запас продукции, готовой к немедленной отгрузке. Однако, что произойдет, если цены на материалы внезапно снизятся, после того как фирма создаст избыточный запас этих материалов? Результат будет один и тот же вне зависимости от того, хранится ли материал как таковой или в виде готовых изделий. Фирма автоматически «теряет» дополнительную прибыль, которую могла бы получить, если бы она подождала приобретать материалы, или по крайней мере некоторые из них, до тех пор, пока цены на них не снизились. Эта потеря делается еще большей в зависимости от количества материалов, имеющихся у фирмы и продолжительности их хранения.

Следующим по важности обстоятельством после снижения цен на материалы, которое должно учитывать руководство, является устаревание запасов. Старение и порча также влекут за собой гибельные последствия, особенно в тех случаях, когда материалы не используются так, как это предполагалось. Незначительные конструктивные изменения, предпочтение потребителями других видов продукции и технологический прогресс могут вызвать мгновенное устаревание материалов. Чем большие у фирмы запасы, тем дольше они подвергаются порче и устареванию.

Проблемы недостаточности запасов. До сих пор мы рассматривали отрицательные моменты излишних запасов, т. е. издержки, риск и прочие трудности, связанные с наличием слишком больших запасов. Отрицательные черты свойственны также и слишком низкому уровню запасов.

В современном производстве предпочтительнее выпускать продукцию большими сериями, нежели мелкими партиями. Производство обычно нацеливается на большие нужды — на ожидаемый сбыт, а не на текущий спрос потребителей. Если производитель не в состоянии поставлять товары тогда, когда они требуются, он упускает возможность их сбыта. Из-за неизбежных задержек, связанных с оформлением заказа, транспортировкой и переработкой материалов, производственному предприятию в обычных условиях нельзя закупать материалы лишь в момент получения заказа от потребителя и при этом надеяться, что продукция будет изготовлена тогда, когда заказчик потребует ее.

Поддержание запасов на определенном уровне способствует устойчивости производства, особенно в тех случаях, когда запасы планируются в соответствии с прогнозом сбыта. Уровень запасов не должен быть слишком высоким или слишком низким. В известной мере оптимальный уровень запаса представляет собой нечто среднее между уровнями «слишком высоким» и «слишком низким».

Запасы нельзя представлять как единую товарную категорию, но в них надо различать ряд отдельных позиций. Их классификация является единой практически для всех предприятий.

Сырье. К сырью относятся все материалы, предметы или компоненты, которые нуждаются в дополнительной обработке, прежде чем они превратятся в часть готового продукта. Некоторые виды сырья представляют собой законченную продукцию предприятий-поставщиков.

Покупные детали. К этой группе относятся детали, которые становятся компонентами изделий после незначительной обработки или без обработки вообще. Обычно с помощью незначительной обработки они становятся составной частью конечной продукции или одного из ее основных узлов.

Незавершенное производство. Сырье и закупленные детали, отпущенные со склада и включенные в цикл производства, становятся элементом незавершенного производства.

Готовые изделия. Готовыми изделиями считается продукция, готовая к сбыту. Обычно в эту категорию запасов включаются готовые изделия, ожидающие на складе отгрузки потребителям или посредникам. На некоторых предприятиях имеются также запасы полуфабрикатов для удовлетворения случайного спроса потребителей на продукцию «по заказу».

Вспомогательные материалы. Детали и материалы, входящие в состав готового изделия, принято называть основными материалами. Все остальные материалы, расходуемые в производстве, а также при эксплуатации оборудования, но не остающиеся в составе готового изделия, относятся к вспомогательным материалам. Материалы, нужные для ремонта и ухода за оборудованием, топливо, смазочные материалы — вот некоторые виды запасов, которые включаются в состав этой категории.

Определение потребностей производства

Прежде чем решить вопрос о том, сколько данного материала или деталей следует иметь в производственном запасе, фирма должна определить потребность производства в этом материале. Однако потребность производства не является единственным критерием для обоснования уровня запасов.

Руководство должно определить цель создания запасов определенных материалов и в свете этих задач рассматривать вопрос о потребностях в материалах. Большинство фирм стремятся к тому, чтобы обеспечить:

— постоянную готовность к отгрузке товаров;

— минимальные вложения в запасы денежной наличности;

— минимальный риск;

— простоту восполнения запасов;

— непрерывный, устойчивый ход производства.

Попросту говоря, большинство фирм стремятся держать свои запасы на оптимальном уровне. Предприятие всегда должно располагать достаточным количеством наличных материалов, чтобы быть в состоянии без промедления выполнять заказы и поддерживать ритмичный ход производства, однако нельзя вкладывать большие деньги для создания чрезмерных запасов, которые будут бесполезно лежать на складах и в кладовых. Запасы — это капитальные затраты, это деньги, которыми нельзя пользоваться. Большинство фирм стремится избежать создания больших запасов с незначительной оборачиваемостью, так как это связано с риском. Вместо этого они предпочитают иметь как можно больше свободных средств путем усиления оборачиваемости запасов.

Для иллюстрации предположим, что предприятие ежегодно выпускает продукции на 100 тыс. долл. (по себестоимости). Если запасы предприятия оборачиваются (используются и возобновляются) раз в году, это значит, что фирма имеет средний годовой запас на 100 тыс. долл. Если же запасы оборачиваются 2 раза в год, то средний уровень капиталовложений в запасы уменьшается до 50 тыс. долл.; остальная сумма высвобождается для затрат на более производительные цели. Чем чаще оборачиваются запасы, тем ниже среднегодовые капиталовложения на их образование, тем меньше становится риск и тем больше высвобождается денег на приобретение нового оборудования, на совершенствование и расширение производства и на другие цели, требующие капитальных вложений.

Поддержание запасов на минимально возможном уровне в действительности является средством увеличения прибыли. Поэтому главной задачей является найти оптимальный уровень для каждой товарной позиции, т. е. наиболее низкий уровень запасов, соответствующий требованиям производства.

Независимо от других соображений для бесперебойного снабжения производства следует всегда иметь в наличии достаточное количество материалов каждого вида. Другими словами, фирма должна знать норму расхода каждого материала, идущего на изготовление продукции. Имеются два метода определения потребности в материалах; один из них основан на прогнозировании сбыта, а другой — на прошлом опыте.

Метод прогнозирования сбыта. На многих производственных предприятиях определение потребностей производства основывается непосредственно на прогнозировании сбыта. На каждый вид выпускаемой продукции компания подготовляет список потребных для производства материалов или перечень деталей (с указанием их количества). Чтобы определить общую потребность в материалах, норма расхода на каждый узел или деталь умножается на запланированный выпуск изделий. В результате определяется общая потребность в материалах по каждому виду изделий.

С применением электронно-вычислительной техники этот метод значительно упрощается. После определения объема производства готовятся перфокарты, несущие данные о расходе материалов по каждому виду продукции. В течение небольшого срока можно получать перфокарты по каждой детали или узлу, составляющим изделие. Механизированный подсчет перфокарт позволяет определять как общую потребность в целом, так и по каждому виду изделий, материалов или деталей.

Метод учета опыта прошлого. Этот метод определения производственных потребностей основан скорее на данных учета опыта прошлого, чем на прогнозировании сбыта. Если какой-либо материал расходовался в течение прошлого года или другого репрезентативного периода из расчета 100 единиц в месяц, то вполне вероятно, что в ближайшем будущем он будет расходоваться теми же темпами. Если же уровень производства ожидается более высоким или, наоборот, более низким, чем за прошлый период, то полученные данные соответственно корректируются с помощью коэффициентов в виде процентов предполагаемых изменений.

Вообще метод, основанный на опыте прошлого, не столь точен, как метод прогнозирования сбыта. Изменения в ассортименте и конструкции изделий могут отразиться неблагоприятно на результатах, получаемых таким методом. К тому же этот метод не учитывает должным образом сдвигов в уровнях производства.

Объемно-стоимостной метод. Многие фирмы используют этот метод для того, чтобы определить, какие запасы должны контролироваться методом прогнозирования сбыта и какие — методом учета прошлого опыта.

В объемно-