Количество специалистов и отделов, занимающихся вопросами разработки систем и методов организации работы, под различными названиями и обозначениями увеличивается феноменальными темпами, особенно после второй мировой войны. Выражение системы и методы в настоящее время является прочно вошедшим в обиход термином, обозначающим область деятельности, которая является органической частью коммерческой жизни. Имеется немало доказательств того, что руководители высшего ранга в США видят значимость в термине системы и методы.

Колледжи и университеты, а также коммерческие организации расширили свои учебные планы подготовки специалистов по вопросам разработки систем. Свыше 100 высших учебных заведений имеют учебный курс по системам и методам или тесно связанным с этими предметами вопросам, например «Курс по технической разработке систем» в Академии военно-воздушных сил. С помощью своего «Курса систем и методов» и разнообразных семинаров по техническим и теоретическим вопросам Американская ассоциация по управлению дает как опытному управляющему, так и новичку в этой области возможность изучить искусство и средства научного планирования и анализа.

Что такое системы и методы?

Термин системы и методы определяют просто рак «организованный здравый смысл», а также как «вещи, которые делают специалисты по системам». Будучи полезным в качестве отправной точки, ни одно из этих определений не является в действительности удовлетворительным. Поскольку все люди обладают здравым смыслом, хотя, очевидно, и в различной степени, он не является исключительной принадлежностью специалистов по системам.

Кроме того, область деятельности по разработке систем и методов не является монополией специалистов по системам. Системы и методы представляют собой составную часть работы каждого управляющего независимо от его ранга. Ответственность за системы и методы, применяемые как в отношении себя, так и в отношении своих подчиненных, присуща работе каждого человека, который руководит, управляет и контролирует деятельность подчиненного. Начальники и управляющие на производстве, сталкиваясь с необходимостью выполнения заданий к данному сроку, редко имеют время на изучение систем и методов. Работа теоретически подготовленных и эрудированных специалистов по системам заключается в изучении, измерении и анализе систем и тем самым высвобождает руководителей производства для выполнения других обязанностей.

Терминология систем. Хотя специалист по системам стоит на прочной основе как член руководящей группы, терминология, применяемая для обозначения функций его или отдела, различна в разных компаниях. В некоторых компаниях термины система, процедуры и даже методы употребляются как синонимы. В течение трехлетнего изучения работ по вопросу о системах в различных, отобранных для этой цели компаниях исследователи сталкивались с терминами работа по системам и методам, работа по системам и работа по методам, причем в практике работы изучаемых компаний различий между этими терминами не делалось. При толковании функций систем и методов в своей компании молодой управляющий должен рассматривать применяемую терминологию исходя из практики.

При изучении функций систем и методов, однако, обычно проводится четкое различие в терминах. Ниже даются некоторые определения или идеи, которые помогут выяснить эти понятия и дать рабочие определения.

Роберт А. Могоуан, президент компании «Сэйфуэй Сторс», рассматривает систему как «серию функций, шагов или действий, имеющих целью достижение желаемого результата», а метод — как «детали отдельных действий системы». Джон У. Хаслет, руководитель отдела систем и методов компании «Шэлл Ойл», определяет системы и методы как «анализ политики, форм и оборудования корпорации в целях упрощения и стандартизации конторских операций».

Ричард Ф. Нойшел, директор компании «Маккинси», дает более детальное объяснение терминов:

1) Метод... последовательность канцелярских операций, обычно охватывающих нескольких человек в одном или нескольких подразделениях, применяемых для обеспечения единообразного выполнения повторяющихся коммерческих операций. Метод устанавливается либо в письменной форме, либо в силу привычки:

а) какая работа должна быть выполнена различными участниками;

б) кто участвует в этой работе;

в) когда должны быть осуществлены различные шаги в этом процессе, т. е. их порядок и сроки.

2. Канцелярские методы (или конторские процедуры) представляют собой ручные или механические способы, с помощью которых выполняются отдельные канцелярские операции. Эти способы определяют, какова цель работы и как она выполняется, кто и когда должен ее выполнять. Например, использование курьеров и пневматических труб является способом транспортировки документов...

3. Система — это сеть взаимосвязанных методов, разработанных по общей схеме основной деятельности компании.

Роль систем и методов. Системы и методы играют важную роль в руководстве бизнесом. Каждая повторяющаяся коммерческая операция начинается, осуществляется, контролируется и прекращается определенным методом. Ричард Ф. Нойшел говорит следующее о некоторых видах деятельности, осуществляемых повседневно на промышленном предприятии:

«Именно с помощью методов составления прогнозов и бюджета разрабатываются финансовые и оперативные планы; с помощью методов закупки обеспечивается материальное снабжение; с помощью методов найма и перевода набирается и используется рабочая сила; с помощью методов обработки заказов начинается производственный процесс и отгрузка готовых изделий из запасов; с помощью планирования производства, разработки графиков и сроков отгрузки координируется деятельность людей, использование материалов и машин; с помощью методов учета собирается, суммируется и сводится в отчеты информация, необходимая для контроля затрат, прибылей и имущества».

Остается вопрос: охватывает ли область систем и методов все системы и методы; включает ли она и системы физического труда, относящиеся к фабрике, цеху, ремонтным мастерским, способам (ручным или механическим), которые применяются при изготовлении, конструировании и эксплуатации вещей, а также при обращении с применяемыми частями и материалами, или же она должна ограничиваться системами и методами умственного труда, обычно отождествляемого с конторскими операциями, или, что возможно, более правильно, с административным руководством?

Отмечая, что область систем и методов «очень часто ограничивается как в отношении самой концепции, так и на практике областью умственной работы» независимо от того, выполняется ли она непосредственно в конторе, или в цехах, консультант по системам Вильям А. Гилл дает следующее объяснение:

«Основная причина этого, по-видимому, состоит в том, что начиная с конца XIX в. и особенно в XX в. организация и управление технологическими процессами производства установились довольно хорошо и в обычном представлении ассоциируются с цехом или фабрикой или с тем, что описывается как системы и методы физического труда. С другой стороны, наука о технике организации и управлении предприятием, которая существует значительно меньший период времени, обычно ассоциируется с системами и методами умственного труда... Большой рост интереса к области систем и методов, относящейся к умственному труду, произошел за значительно более короткий промежуток времени, чем это было в сфере физического труда.

Наш опыт на сегодняшний день в масштабах страны в области систем и методов вряд ли достаточен для того, чтобы позволить установить точные границы между их применением в области умственного и физического труда... Однако... разработка и осуществление программ по улучшению систем и методов, независимо от их масштабов и места, занимаемого ими в функциональной структуре организации, вызывают необходимость задумываться и принимать решения по разграничению программ, относящихся к умственному и физическому труду».

Бизнесмен Роберт А. Магоуан также считает, что сфера деятельности, в которую могут сделать свой вклад системы и методы, не ограничивается так называемой конторой: «Необходимость систематического повышения эффективности работы делает отдел разработки систем и методов организации работы не только расчетной палатой для совершенствования практики конторской работы, методов учета и новых методов обработки данных. Он может быть и часто является ключом к проведению в жизнь мероприятия более широкой политики и требований руководства».

Сами специалисты по системам рассматривают свою работу именно в таком более широком смысле и значении. В брошюре «Политика и методы», выпущенной в сентябре 1956 г., Американская ассоциация по вопросам систем и методов (SPA) определяла работу над системами «как вид профессиональной административной работы, связанной с исследованиями, анализом, разработкой, решением проблем и оказанием помощи руководству в следующих областях»: организация анализа и планирования; анализ, упрощение или внедрение оперативных систем и методов; упрощение работы; хронометраж и разработка стимулов к работе обычно в сфере канцелярского или «конторского» труда; составление справочников и инструкций по методам работы; анализ, разработка и контроль форм; руководство отчетностью; планирование и контроль использования помещений и оборудования; анализ и контроль за отчетами, а также оценка, выбор и стандартизация оборудования.

Дерек В. Бекер из отдела конторских систем и методов компании канадских национальных железных дорог объясняет появление специалистов по системам и методам следующим образом: они «были рождены для бизнеса и промышленности, как специалисты в области научных методов решения коммерческих проблем. Они были рождены необходимостью, вызванной растущей сложностью коммерческой деятельности и ее громадным объемом в наше время». Значение научного метода руководства, как отмечает этот авт