В контору или, вернее, в ту часть компании, которая в настоящее время занимается обработкой данных, вторгаются не только машины, но и новая группа людей с техническим и научным образованием. Обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин требует специалистов по анализу систем, программистов, операторов, а в компаниях, имеющих собственное оборудование, еще и инженеров. Многие компании набирают этих специалистов из своих сотрудников и ими (лицами, занимающимися новой деятельностью) часто являются специалисты, которые участвовали в исследованиях, проводившихся перед внедрением автоматизации.

Перед внедрением автоматизации компания во всех случаях должна провести необходимые исследования, чтобы решить вопрос о том, какую принять новую систему и какое установить оборудование. После установки дорогостоящая вычислительная машина не должна простаивать, пока люди будут думать, как ее использовать.

Многие компании проводят два вида исследований — исследование возможности приобретения оборудования и исследование в части его применения. Если компания решила купить или арендовать оборудование, исследование возможности не проводится, а исследовательская группа немедленно приступит к исследованию вопросов, связанных с его применением.

Исследование и исследовательская группа

Руководство исследовательской группой. За исследования почти всегда отвечает один из членов руководящего состава корпорации, занимающий высший управленческий пост. Одной из причин этого и, вероятно, основной является желательность поддержки со стороны высшего руководства и обеспечения в случае необходимости своевременного получения исследовательской группой требующейся ей информации. Некоторые компании обнаружили, что руководители и младшие управляющие, опасающиеся за свою работу, не всегда оказывают помощь в этом деле.

Таким ответственным сотрудником корпорации часто является контролер. Это назначение логично, потому что исторически он был тем членом руководящего состава корпорации, который ратовал за внедрение и эксплуатацию механического оборудования, а также ввиду того, что функции учета являются основными областями, в которых применяется обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин. Таким ответственным человеком может быть вице-президент или директор, отвечающий за административные службы, если в компании имеется такая должность. Реже им может быть вице-президент по административным вопросам, а в небольших компаниях — главный управляющий.

Ответственный член руководящего состава корпорации может подыскивать людей со специальным образованием и способностями по планировке и осуществлению проекта, связанного с вычислительной машиной, и набрать их из четырех источников: 1) персонала компании, 2) создателей машин, 3) консультантов и 4) других внешних источников. Число талантливых людей привлекаемых со стороны, обычно определяется количеством и качеством талантов, имеющихся в компании.

I>Использование консультантов. Преимущества консультантов в том, что они: 1) имеют широкие познания методов применения вычислительных систем в разнообразных условиях коммерческой деятельности, 2) обучены монтированию электронных установок, 3) более независимы, чем сотрудники компании, при столкновении с существующей организационной структурой, 4) объективны и независимы от личного влияния или влияния того или иного отдела, которые бессознательно или подсознательно могут привести к сомнительным выводам и 5) уменьшают зависимость от изготовителей оборудования.

С другой стороны, ориентация на консультантов имеет недостатки: 1) их следует обучить операциям клиентов, 2) они лучше знают технические функции оборудования, чем потребности компании, — положение, которое может привести к чрезмерному упору на «скобяные изделия» (оборудование) и технические аспекты, 3) они будут более оторваны от служащих компании, чем специалисты из числа служащих компании, и 4) уходя, они уносят с собой знания, которые могут потребоваться сотрудникам компании для обеспечения успеха проекта.

Использование представителей поставщиков. Компании, которые имели в прошлом хорошие отношения с поставщиком оборудования по обработке данных, могут иметь желание продолжать поддерживать с ним связи. В этом случае поставщик, который из прошлого опыта хорошо знаком с проблемами компании в области обработки данных, обычно может оказать значительную помощь. Это влияет на исследовательскую группу, а также облегчает изучение систем, поскольку возможности оборудования, которое будет использоваться, известны, и нет необходимости проводить продолжительные исследования другого конкурирующего оборудования.

Однако многие компании обсуждают с различными поставщиками требования, предъявляемые к оборудованию, и само предлагаемое оборудование и при этом ведут переговоры по конкретным условиям, которые те могут предложить. Грегори и Ван Хорн предлагают, чтобы «заявки посылались всем изготовителям оборудования, которые смогут выполнить эти требования. Возможно, что новый изготовитель сможет разработать более совершенное оборудование для системы, чем то, которое было разработано исследовательской группой покупателя. Новые фирмы в той или иной области иногда разрабатывают более современное и лучшее оборудование и соответствующие системы, чем уже известные в этом деле промышленники».

Кем не является представитель изготовителя? Вы можете и должны ожидать много от помощи представителя изготовителя. Однако существует предел этой помощи.

Не ожидайте, что представитель поставщика будет действовать как ваш консультант по управлению. Он не обязан подсказывать вам, как вести коммерческое дело и руководить им.

Не ожидайте, что он сам добудет информацию в вашей компании. Он только сообщит вам, какая информация необходима ему для оценки ваших систем и методов, а всю черновую работу вы должны поручить сотруднику вашего аппарата.

Не ожидайте, что он разработает детальные методы перевода вашей системы на машинную обработку данных, по крайней мере до тех пор, пока вы не решили вопроса о покупке его машин. Как только вы решили купить их, то подробно определите, какая вам потребуется помощь, и настаивайте на получении ее. Однако до подписания контракта не ожидайте, слишком многого.

Использование сотрудников компании. Компании, которые успешно вели у себя вычислительные системы, говорят, что исследовательская группа должна быть составлена таким образом, чтобы те же самые люди могли со временем овладеть окончательным планированием и принять основную ответственность за установку ЭВМ. Этот подход имеет здравый смысл, поскольку люди, входящие в исследовательскую группу, приобретают в процессе работы опыт и знания, необходимые для успешной работы на вычислительных машинах. В одном из исследований об установках вычислительных машин был сделан вывод, что «чрезмерная зависимость» от персонала, не являющегося персоналом компании, «вызывала» много проблем, связанных с необходимостью перестройки работы в некоторых изучаемых компаниях.

Некоторые компании начинают изучение с помощью небольшой исследовательской группы или звена из двух — четырех человек, а затем, если предварительное изучение, т. е. изучение возможностей, указывает на желательность введения системы обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин, создается группа для детального изучения систем, методов и оборудования. Если предварительное исследование проводит группа из трех-четырех человек, то она может включать специалиста по системам, специалиста по обработке данных, бухгалтера и (или) одного технического работника.

Полная группа должна состоять из различных специалистов, чтобы установить тесную связь в рамках всей организации, понять проблему и дополнять друг друга. «Ведущим» должен быть начальник с достаточным знанием процесса обработки данных для того, чтобы направлять работу исследовательской группы, судить о качестве работы и вести исследования в соответствии с программой и в пределах выделенных средств.

Он должен быть либо человеком, работающим в компании и имеющим представление о системах или организации, знающим методы механизации и интересующимся или знающим вычислительные машины, либо он дол- жен быть лицом, специально нанимаемым компанией со стороны и обладающим вышеуказанными качествами, за исключением того, что в этом случае обращается большее внимание на знание им вычислительных машин. У него должны быть организаторские и административные способности и он должен быть решительным и целеустремленным. Ему обычно даются достаточные полномочия, с тем чтобы он имел возможность обращаться к руководящему составу в среднем и низшем звеньях и говорить с ними как с равными. Он должен иметь доступ к высшему руководству, докладывая ему через комитет по вопросам внедрения электроники, который может оказывать помощь в решении по крайней мере некоторых «деликатных ситуаций», существующих, по-видимому, почти в любой компании. Остальные члены группы, проводящей исследование по вопросам применения ЭВМ, составляют большинство специалистов, описываемых ниже.

Специалисты по анализу систем. Специалисты по системам лучше всего подготовлены для выполнения задачи по изучению существующих систем и разработки новых систем, необходимых для обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин. Они должны подбираться по их техническим знаниям по крайней мере в одной из следующих областей, — учет, экономика, электроника, математика, производство или разработка систем. Достаточно иметь одного хорошего специалиста по системам, но он должен быть самым лучшим. При большом объеме работы потребуется несколько специалистов по анализу систем.

Специалисты по анализу проектов. Людям, которые будут заниматься специфическими вопросами анализа проектов, требуются меньшие знания и подготовка, чем специалистам по анализу систем. У них должны быть аналитические способности, личная инициатива и способность работать с техническим персоналом.

Технический персонал. Каждый человек, выбранный из оперативного и производственного управления, должен иметь хорошее общее представление о всех видах деятельности в его специфической области и иметь несколько лет солидного опыта работы в представляемых ими областях деятельности, быть живым и наблюдательным, иметь достаточное воображение для разработки улучшений и готовность принимать изменения, предлагаемые другими.

Бухгалтеры и ревизоры. Желательно иметь человека из управления контролера, с тем чтобы обеспечить надлежащий учет, а ревизионное управление будет заинтересовано в том, чтобы новая система включала необходимые элементы, дающие возможность проводить ревизии.

Специалист по обработке данных. Один человек в исследовательской группе должен ознакомиться с электронно-вычислительной техникой и современными коммерческими методами контроля. Хороший работник из отдела по обработке данных, использующий более традиционные машины, имеет солидные знания, часть которых может пригодиться.

Кадровик. В группу должен быть включен представитель отдела кадров для проверки и подготовки сотрудников, которые будут назначены на новую работу, согласования переводов и переаттестации остальных сотрудников и подбора новых технических работников, если они потребуются.

Технический отдел. При решении проблем размещения и монтажа может потребоваться сотрудничество с техническим отделом.

Программисты. Многие программисты в исследовательской группе, особенно сотрудники компании, отбираемые (после проверки) для изучения программирования, начинают с кодирования, используя схемы потоков информации, подготовленные специалистами по анализу. Почти 3/4 или даже более задач по подготовке программы заключается в анализе и вычерчивании поточных схем.

Из сотрудников компании, входящих в исследовательскую группу, в частности, специалистов по системам и анализу проекта, специалистов по обработке данных и программистов, будет укомплектован новый отдел или иная структурная единица по обработке данных с помощью электронно-вычислительной техники. Это специалисты, которые «обычно являлись резервом для выдвижения на должности младших руководителей или руководителей более высокого ранга или уже занимали эти должности. В случае если исследование покажет, что компания должна приступить к установке оборудования для обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин, эта группа должна взять и в большинстве случаев берет на себя большую часть ответственности за эту установку».

Подразделение по обработке данных

При небольшой вычислительной установке. Для помощи в обработке своих данных компания «Анчор Серум Сент Джозеф», штат Миссури, использует небольшую вычислительную машину LGP-30. Подразделение, работающее на этой машине, является частью центральной конторы и состоит из подготовленного канцелярского персонала. Хотя компания является ведущей в этой области и самым крупным в мире производителем свиной сыворотки, она имеет скромные размеры. В ней работает 400 человек, а ее товарооборот составляет приблизительно 10 млн. долл. в год.

Необходимость в обработке данных является особенностью коммерческой деятельности этой компании. Контролер компании «Анчор Серум» перед установкой оборудования произвел исследования, чтобы определить, какое из имеющегося оборудования по обработке данных (включая систему перфорационного оборудования) лучше всего подходит для нужд компании. После выбора LGP-30 все подразделение по обработке данных было передано в подчинение управляющему конторы. Вычислительная машина настольного размера была установлена таким же образом, как и остальное конторское оборудование. Она не требовала специального монтажа и не вызывала потребности в кондиционировании воздуха.

Для того чтобы подготовить себя к новым и дополнительным обязанностям, управляющий конторой прошел двухнедельный курс обучения у изготовителя. Вначале он не только отвечал, но фактически сам производил все программирование и работал на вычислительной машине.

Впоследствии другой служащий компании был подготовлен в качестве оператора и программиста для работы на вычислительной машине и составления программ под руководством управляющего конторой.

Подразделение по обработке данных включает еще четверых служащих: двух операторов машины, обрабатывающей счета, оператора дополнительного перфоратора и оператора перфорационной машины, обрабатывающего данные о заработной плате. Кроме вычислительной машины, подразделение по обработке данных имеет следующее оборудование: быстродействующее читающее устройство и перфоратор, два флексорайтера, один из которых действует на линии, а другой — вне линии; два суммирующих перфорационных устройства компании «Нэшнл кэш реджистер» и счетную машину «Фриден» модели CTS.

Место в организационной структуре более крупного подразделения. Когда вычислительные машины впервые начали появляться в промышленных корпорациях, они почти неизменно находились в распоряжении главного должностного лица компании по финансовым вопросам. Причины подобного решения вполне очевидны: 1) контролер часто играл ведущую роль в изучении, которое предшествовало установке вычислительной машины; 2) во многих компаниях первоначально машины примерялись прежде всего для учета, а предварительное изучение сводилось главным образом к сравнению больших затрат на новое оборудование и ожидаемого сокращения затрат на учет и канцелярские расходы. Подобный финансовый анализ вполне естественно является функцией руководящего работника, отвечающего за финансовые вопросы; 3) вычислительная машина рассматривалась как сверхбыстродействующее усовершенствование обычного табулирующего оборудования, за которое он обычно отвечал, и мыслилось как средство более быстрой обработки тех же данных, которые подготавливались в прошлом.

Подчинение вычислительной машины главному должностному лицу по финансовым вопросам при определенных условиях оказалось приемлемым во многих компаниях (гл. II, рис. 12 и 16). Эти условия обычно связаны с личностью и интересами контролера или должностного лица, отвечающего за финансовые вопросы, с его положением в компании, характером коммерческой деятельности компании и характером функций, избранных для обработки на вычислительной машине.

В других компаниях оказалось, что передача вычислительной машины финансовой группе скорее затрудняла, а не облегчала эффективное ее использование. «Когда контролер ориентируется больше на учет, чем на управление, или когда он является подчиненным, а не равным руководителям других отделов, вполне вероятно, что вычислительная машина не будет использоваться наилучшим образом». Аналогичным образом, если применение машины в основном носит оперативный характер (а не финансовый) и если компания будет извлекать выгоды из обработки данных как научного, так и коммерческого характера, тогда «выгоды могут состоять в организационном подчинении вычислительной машины за пределами финансовой группы компании». Следовательно, первоначальное местонахождение вычислительной машины в организационной структуре не всегда оказывалось ее постоянным местонахождением.

Как отмечалось в гл. II, ряд корпораций изменил общую организационную структуру компаний, объединив под руководством высокопоставленного должностного лица обработку данных и другие административно-канцелярские операции, что непосредственно отразилось на всех сторонах деятельности компаний и что по своей природе действительно присуще корпорациям. Новую структурную единицу корпорации можно назвать административными службами, службами управления или какими-либо другими соответствующими названиями.

Независимо от местонахождения электронно-вычислительной машины обработка данных с ее помощью должна производиться в ключевой точке, вблизи высшего звена организационной структуры. Подразделение по обработке данных заслуживает того, чтобы находиться при высшем руководстве. Если вычислительная машина остается в рамках организации, подчиненной финансовому руководителю, то повышается по своей важности ответственность за услуги, оказываемые вычислительной машиной. Управляющий, отвечающий за обработку данных, обычно подчиняется непосредственно члену высшего руководства.

Обработка данных в компании по страхованию жизни «Пасифик Мьючэл»

В конце 1952 г. компания по страхованию жизни «Пасифик Мьючэл» начала изучать обработку данных с помощью электронно-вычислительных машин. Детальное исслед