Хотя термин «автоматизация» стал появляться в печати вскоре после второй мировой войны, это слово не нашло места в словарях до конца 50-х годов. Затем Вебстер определил его как «автоматически контролируемое действие машины, процесса или системы, особенно с помощью контролирующих устройств». Эта характеристика охватывает автоматизацию как на промышленном предприятии, так и в конторе.

Этот термин впервые был употреблен в 1947 г. Д. С. Хардэром из «Форд мотор компани», когда на заседании, посвященном планировке и оборудованию нового завода, он сказал: «Дайте нам больше этих автоматических средств... побольше этой «автоматизации». Этот термин сразу же был признан в качестве удобного выражения для автоматических устройств и стал общеупотребительным в автомобильной и металлообрабатывающей промышленности. Человеком, которому обычно приписывается первое применение этого термина в связи с обработкой данных и канцелярской работой, является Джон Диболд из компании «Джон Диболд».

В этой главе рассматривается автоматизация в конторе и подчеркивается ее отличие от автоматизации на промышленных предприятиях: комплексная обработка информации (КОИ), обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин (ЭОД), автоматизированная обработка данных (АОД) и современные методы обработки данных (СОД), степень автоматизации, оборудование и достижения в технологии обработки данных.

Автоматизация в конторах в отличие от автоматизации на промышленных предприятиях

На заводе или на фабрике автоматизация влечет за собой «контролируемое действие аппарата или машины». Это означает «применение механических и электронных устройств, а не рабочих для регулирования и контроля за работой машин». Затем это понятие стало синонимом выполнения операций автоматично. Автоматизированный завод вчерашнего дня становится более автоматизированным заводом сегодняшнего дня. На фабрике, где операции в течение длительного времени выполнялись машинами и являлись объектом промышленной стандартизации, упор делается на совершенствование оборудования или машины.

Напротив, автоматизация в конторе зависит прежде всего и главным образом от контролируемого действия самой системы по обработке канцелярских документов, называющейся комплексной обработкой информации, или КОИ. Усилиям, направленным на повышение уровня автоматизации, должны предшествовать мероприятия по совершенствованию самих систем. Без предварительного анализа и наведения порядка в системах и методах работы («процедур») переход к автоматизации привел бы просто к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.

Простые определения этих терминов следующие: система — это «серия функций, действий или операций, ведущих к желаемому результату», в то время как метод представляет собой «действия системы в ее деталях». Широко распространенным определением деловой системы, которое полезно для наших целей, является следующее: «деловая система представляет собой определенную комбинацию человеческих усилий с применяемым материалом и оборудованием, приводимую в действие импульсами целевой информации». Цель, которая привела к созданию системы комплексной обработки информации, состояла в том, чтобы найти эффективные и дешевые средства или метод упрощения и контроля повторяющихся канцелярских операций. По наиболее краткому определению, комплексная обработка информации является средством «упрощения и ликвидации повторяющихся канцелярских операций, совершаемых вручную».

Система комплексной обработки информации в определенной компании должна быть предназначена для удовлетворения специальных оперативных нужд этой компании, которые в свою очередь определят потребность в оборудовании или в различных комбинациях используемого оборудования.

Комплексная обработка информации в полном смысле слова является той главной идеей, которая лежит в основе понятия систем и без которой автоматизация конторского труда и применение технических средств для обработки данных в конторе были бы невозможны. Комплексная обработка информации не представляет собой предела в автоматизации, но является очень важным шагом в достижении автоматичности. Она дает логическую основу для обработки потока коммерческих данных, что и делает возможным установку электронно-вычислительных машин для обработки этих данных. Другими словами, комплексная обработка информации представляет собой первый шаг к автоматизации, без нее не могло бы быть подлинной автоматизации канцелярской работы.

Автоматизация в конторе не является, как часто предполагают, синонимом вычислительной машины или любого типа быстродействующего оборудования для обработки данных. Вычислительная машина представляет собой механизм или устройство, которое позволяет применить идеи комплексной обработки информации в любой компании независимо от размеров и сложности ее операций. Следующее определение, сделанное Вильямом Уэлпом из компании «Блю Кросс», является в данном случав весьма подходящим: «Когда мы говорим об электронно-вычислительных машинах в конторе, мы должны также говорить и о комплексной обработке информации, которая так же необходима для эффективного использования электронно-вычислительных машин, как и сама электрическая энергия. Электронно-вычислительные машины, включенные в практику обычной конторской работы путем системы комплексной обработки информации, т. е. с применением концепции общего языка, являются звездой в этой реально существующей в жизни пьесе, называемой автоматизацией конторского труда».

Новая технология обработки данных

Как указывалось ранее, новые достижения в обработке данных стали возможны лишь в результате двух технических достижений — комплексной обработки информации и быстродействующих электронно-вычислительных машин. Эти два изобретения заставили высшее руководство уделять больше внимания канцелярской работе и расходам, связанным с ней.

Комплексная обработка информации (КОИ), обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин (ЭОД), автоматизированная обработка данных (АОД) и современные методы обработки данных (СОД). Комплексная обработка информации связана с автоматизацией конторского труда, а также с обработкой данных с помощью электронно-вычислительных машин, с автоматизированной обработкой данных и с современными методами обработки данных. Различие в этих терминах главным образом связано с применяемым оборудованием или с упором, который желает сделать человек, применяя определенный термин. Комплексная обработка информации является основой для обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин, автоматизированной обработки данных и обработки данных современными методами. Термин комплексная обработка информации применяется для обозначения как идеи, так и системы.

Одно из определений комплексной обработки информации, которое прошло через горнило придирчивых экспертов, следующее: «Комплексная обработка информации представляет собой эффективный способ получения с помощью систематизированной организации всех взаимосвязанных канцелярских операций — скоординированного и непрерывного потока важных данных (информации), необходимых руководству для выполнения функций по принятию решений, контролю и планированию». Другое определение, взятое из того же источника, рассматривает комплексную обработку информации «как процедуру, с помощью которой информация может быть зафиксирована на ленте или карте с тем, чтобы она могла неоднократно быть воспроизведена полностью или частично на различных машинах, пригодных для работы с лентами или картами, на которых находится информация».

Первое определение представляет комплексную обработку информации как идею, а не как систему. Второе определение, показывающее существенное различие между комплексной обработкой информации и традиционными методами обработки, связано с процессами выполнения работы, другими словами с системой. Термин комплексная обработка информацииявляется старейшим термином, возникшим в коммерческой терминологии до появления вычислительных машин, для обозначения как идеи, так и системы, основанной на этой идее.

Обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин делает упор на один элемент, используемый для достижения целей комплексной обработки информации, — экономию времени и труда. Этот термин стал очень употребительным лишь после того, как деловой мир стал применять электронно-вычислительную машину. Фактически терминология здесь не совсем точная. Вы не можете вести обработку данных с помощью электронно-вычислительных машин, не создав комплексной системы, использующей в свою очередь соответствующее оборудование, многие компоненты которого являются электронными.

Автоматизированная обработка данных и обработка данных современными методами — несколько более широкие понятия. Центры по обслуживанию, которые оказывают услуги по обработке данных, используют: сырые данные в форме первичной отчетности или данные; внесенные в перфокарты, на перфорационные или на магнитные ленты; по-видимому, иногда применяют термины автоматизированная обработка данных и обработка данных современными методами для указания размеров их услуг и для того, чтобы избежать путаницы.

Влияние новых достижений. Введение автоматизации в конторах представляет собой по крайней мере в некоторых отношениях продолжение роста промышленной стандартизации с перенесением места действия из цеха в контору. И место действия изменилось очень быстро. В октябре 1959 г. Чарльз Е. Гиндер сделал следующее замечание в журнале «Office Executive»: «С начала века до конца второй мировой войны фактически не было введено принципиально новых конторских машин для решения проблемы растущих затрат на конторские операции и проблемы растущего спроса на получение большего количества информации за меньший промежуток времени. Однако после второй мировой войны требования уменьшения затрат и увеличения информации вызвали большую заинтересованность в улучшении методов работы и внедрении механизмов для замены человеческого труда. В результате было введено новое оборудование для комплексной обработки информации и обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин и автоматизация конторского труда начала становиться реальностью».

Обстановка в 1954 г. служит иллюстрацией того, что происходило в этой области. В феврале этого года первые публичные заявления о комплексной обработке информации были сделаны на конференции Американской ассоциации по управлению, когда руководители «Юнайтед стойте стил корпорейшн» продемонстрировали широкое применение компанией комплексной обработки информации. В середине того же года первая вычислительная машина для коммерческого использования была установлена компанией по страхованию жизни «Пруденшел».

В сентябре 1954 г. в обзоре журнала «Dun's Review» были опубликованы результаты обследования состояния руководства, методов и практики работы контор. Управляющие конторами, как указывалось в обзоре, шли «в направлении электронной эры». При обследовании было обнаружено, что лишь немногие компании применяли эффективные методы конторской работы. Менее половины из них измеряли производительность канцелярского труда, 32% имели программу контроля методов записей и форм, 25% имели программу изучения методов работы конторы и только 4% применяли схемы последовательности операций.