Революция в административно-канцелярской работе не окончилась, но ее исход ясно предопределен. Современная контора — это штаб руководства, а новый административный руководитель конторы — начальник штаба. Для того чтобы выполнять свои новые обязанности, руководитель конторы должен знать весь механизм своей организации.

В майском номере журнала «Администрейтив менеджмент» за 1961 г. приветствовался вновь появившийся управляющий административными службами, как «новое название для новой эры» и объявлялось, что журнал отказывается от своего прежнего названия «Оффис менеджмент энд америкэн бизнес», отражая «повышение в рангах и служебном статусе своих подписчиков на журнал». В редакционной статье апрельского номера подробно рассматривались изменения, происходящие в конторе и с «управляющим конторой».

В результате все большего влияния на американские концерны растущего усложнения системы связи и оборудования по обработке информации пересмотрены прежние тенденции к децентрализации в сторону сосредоточения традиционных связей и функций по руководству в центральном административном аппарате. Этот аппарат стал мозговым центром по руководству всей деятельностью компании, исходной точкой рождения всех директив. В этом процессе лицу, ответственному за деятельность конторы, независимо от его ранга передавалось все больше и больше полномочий и расширялся круг его функций, касающихся всей компании.

В небольших компаниях, хотя и не всегда происходят такие резкие изменения, отражение меняющегося положения административной функции имело в значительной мере тот же эффект на повышение обязанностей управляющего.

В настоящее время ответственность лица, ведающего центральным административным аппаратом, не ограничивается зданием и кадрами центральной конторы. Этот руководитель отвечает за всю систему связи — будь то документооборот, арендованные средства связи или перфорированная лента, которая обеспечивает деятельность компании и ее конкурентоспособность. В связи с этим он перешел на совершенно новое положение, которое обеспечивает ему значительно большие масштабы, полномочия и ответственность, чем то, которое он занимал в прошлом.

От управляющего конторой до администратора

Обычно считается, что традиционный управляющий конторой не подходит для новых обязанностей. Бад Сил, вице-президент компании «Шпигель», недавно заявил: «К сожалению, скрепки, резинки и шариковые ручки часто являются символами руководства конторой. Когда управляющие контор откажутся от этих тривиальных атрибутов и заменят их нормами времени, учетом производства и логарифмической линейкой, они более глубоко поймут свой потенциал вкладчика в прибыли промышленности».

Хотя многие улучшения канцелярских операций явились результатом деятельности сознательных руководителей контор, — отмечает Сил,— основной вклад, по-видимому, делают специальные группы персонала, такие как отделения по методам, отделы по организации производства, группы программирования при вычислительных центрах и отделы по системам и процедурам».

В мае 1961 г. Джеймс Р. Тейлор, директор программ по подготовке специалистов высшей школы коммерческой администрации университета Вейн, который был выбран президентом национального бюро по управлению конторами (НОМА), заявил на заседании этого бюро относительно нового управляющего по административным вопросам:

«Место управляющего конторой является идеальной должностью, но управляющий должен расширить свой кругозор. Вместо того чтобы думать лишь о своих текущих делах, управляющий должен параллельно заниматься вопросами сбыта, производства, финансов и закупок». Он должен стать «пятой спицей во всей административной колеснице». Хотя профессор Тейлор также считает, что управляющий конторой вчерашнего дня не готов к выполнению этой обязанности, он отмечает, что растет новое поколение.

НОМА обследует административное руководство. Для того чтобы определить, что произошло с управляющим конторой вчерашнего дня и каково новое поколение сегодняшнего дня, журнал «Администрейтив менеджмент» обследовал около 200 человек, присутствовавших на совещании НОМА в мае 1961 г. в Сен-Луисе. Компании, представленные этими администраторами, были в среднем крупнее американских фирм в целом. Менее 18% обследуемых лиц представляли компании, имеющие 99 и меньше служащих, в то время как 40% приходилось на корпорации, имеющие 1000 человек и более.

«Означает ли это, что компании прогрессивны, потому что они столь велики?» Возможно, — замечает Джон Ален Ри, — но, всего лишь 50 лет назад и такие небольшие организации, как «Дженерал моторе» и «Интернешенл бизнес машинз», были также прогрессивными».

Администраторы теперь занимают должности, как показало обследование НОМА, которые отражают их возросший престиж. Более 1/3 ответивших на вопросы занимают такие должности, как управляющий канцелярскими службами, заведующий общими конторскими службами, управляющий общим сектором, главный управляющий канцелярскими службами, управляющий административными службами и другие аналогичные им.

Управляющий конторой — второе, наиболее часто употребляемое наименование, однако оно приходилось лишь на 1/8 присланных ответов. Почти одинаковое количество (1/10) были либо вице-президентами, либо казначеями, еще 1/10— управляющим персоналом. Вторая треть приславших ответы приходилась на эти группы. На оставшуюся треть приходились такие наименования, как управляющий по продажам, управляющий по учету, контролер, управляющий по системам и процедурам и помощники по персоналу. Численность штата администраторов была выше средней. Хотя более половины из них имели штат менее 25 человек, почти 1/5 руководила более чем 100 служащими. Разбивка по численности представляла следующую картину:

%	Число подчиненных
54	0—24
11	25—49
16	50—99
19	100 и более

Современная контора требует руководителя. Аналогичное обследование было проведено журналом «Модерн оффис просиджерс», который был основан в 1956 г. для освещения самых последних достижений в области административной работы. Из ответов 12 тыс. работников служб управления журнал сделал вывод.

Должностное наименование — управляющий конторой — почти исчезло. Несколько лет назад, когда контора являлась «падчерицей» компании, это наименование было слишком общим. В настоящее время должностные, наименования отражают новое положение в отношении ответственности в конторе — контролер, директор по финансам и службам, главный управляющий, казначей, управляющий по административным вопросам, президент, заведующий учетом, инженер по расчетам и программам, управляющий по системам и процедурам, директор по планированию и процедурам, управляющий по операциям, вице-президент и секретарь.

Хотя нового руководителя конторы нельзя охарактеризовать одним должностным наименованием или спецификой выполняемой им работы, для них всех существует общий знаменатель независимо от предприятия, с которым они связаны, или размера их компании. Этим знаменателем является «сила и способность, которую они имеют для осуществления тяжелой и требовательной работы». В небольших и средних конторах один руководитель несет всю тяжесть ответственности за контору. В крупных компаниях несколько человек отвечает за определенные области операций конторы: «высший руководитель не может делать всю работу один».

Типичным руководителем согласно обследованию является 44-летний мужчина. Этот новый руководитель конторой работает в своей компании 12 лет, но он не занимает этот пост слишком долго — статистическая медиана составляет в среднем пять с половиной лет.

Обследованием установлено, что когда речь шла о лицах, являвшихся членами «руководящего состава» корпорации, 61% было членами правлений компаний с различной ответственностью, прежде чем они начали руководить административной работой. Такие должности, как помощник заведующего финансовыми вопросами, являлись школой для 62% руководителей по финансовым вопросам и 60% руководителей по административным вопросам. Сферы работы новых руководителей многообразны

—более 50% выбирают банк, обслуживающий компанию, и работают в контакте с ним;

—более 95% отвечают за аренду автомобилей;

—более 75% выбирают «компанию кредитных карточек» ¹;

— почти 65% отбирают и покупают счетные машины, 49% отвечают за машины по обработке информации и 97% — за работу центров по обработке информации;

—более 47% осуществляют руководство пенсионными фондами, 68% выбирают компанию для больничного страхования своих служащих, 70% обеспечивают свою компанию полисами по страхованию от увеч