«Контора» стоит перед дилеммой, поскольку мириады документов возникают за пределами центральной конторы — это отчеты торговцев, заявки на материалы для цехов, производственные карточки. В большинстве коммерческих предприятий и учреждений канцелярская работа рассредоточена по всей организации. Канцелярские работники в отделе сбыта выполняют конторские обязанности, связанные с продажей товаров. Отдельная группа выполняет ту же работу в отношении производства, другая занимается затратами, а центральная контора — учетом и отчетностью за данный период.

Обследования и исследования «конторской» и канцелярской работы (а их было много) показали «узкие места» и неэффективность в этой работе, но решить выявленные проблемы нелегко. Хороший управляющий или руководитель конторы должен знать (и как можно лучше), куда идет его контора и что она будет представлять в будущем. Он, несомненно, столкнется с утверждениями о том, «что контора фактически ликвидируется» и, наоборот, «что она поразительно расширяет свои функции». Подобные утверждения зависят от индивидуального понимания этих выражений, а также от понимания того, что означают в настоящее время контора и накладные расходы.

Начните с вашей собственной системы

Небольшие компании очень медленно улучшают конторские операции. Но их инерция в этом деле не оправдана. Они не понимают, что ключом к потенциальной экономии на канцелярской работе является в большей степени система, а не автоматическое оборудование, которое может быть слишком дорогим для их бюджета и не подходить для их канцелярских операций. Электронное оборудование улучшит операции лишь в том случае, если система хороша и оборудование соответствует потребностям компании.

В речи на семинаре и выставке систем конторской работы на Среднем Западе, устроенных недавно в Боки, штат Иллинойс, Дональд К. Бартлет, консультант по вопросам управления и преподаватель университетов Де Поля и Дейтона, сказал: «Руководство могло бы и без электроники и автоматизации сэкономить 80% затрат на канцелярскую работу, выполняемую в настоящее время... если бы оно упрощению канцелярской работы постоянно уделяло столько же внимания, сколько и перед установкой заказанного электронного оборудования. Почему мы знаем, что можно сэкономить эту сумму? Потому что большинство компаний, вводящих электронно-вычислительную технику и комплексную обработку данных, обнаруживает, что 80% экономии достигается до поставки оборудования в результате расчистки громоздких систем канцелярской работы и подготовки их для программ, выполняемых с помощью оборудования.

Другими словами, если бы руководство всегда уделяло внимание изучению и оценке существующей канцелярской работы с точки зрения ее рациональности и целенаправленности, то 80% экономии можно было бы получить и без капитальных вложений в электронно-вычислительное оборудование или оборудование для комплексной обработки данных».

Время от времени изучение систем давало неожиданную экономию и эта экономия достигалась не только в крупных компаниях, которые нуждаются в вычислительных машинах и применяют их из-за необходимости обработки огромного количества документов (или информации). Многие подобные исследования показали, что решение, к которому стремится руководство, возможно вообще без каких-либо затрат на оборудование. А если небольшая компания действительно нуждается в новом оборудовании, то затраты на него иногда могут быть меньше, чем заработная плата одного или двух канцелярских служащих.

Система представляет собой «серию функций пли мер, направленных на достижение желаемого результата», как это будет разъяснено полнее в гл. VIII. Система канцелярской работы состоит из записи, передачи, анализа и хранения информации. При эффективной системе компания обрабатывает документы как можно дешевле и никогда не теряет из виду того факта, что единственное назначение этой системы состоит в том, чтобы помочь кому-то лучше выполнять работу.

Системы канцелярской работы следует использовать так же, как машины, оборудование или другую собственность предприятий. Проводилось ли недавно тщательное изучение системы работы в вашей конторе и были ли осуществлены меры по устранению излишеств и реорганизации работы? Это связано с тем, что во многих конторах в настоящее время действуют системы, введенные еще при создании компаний. При необходимости выполнять новые функции или меры они просто добавлялись к несовершенной и устаревшей системе. Более того, при быстром росте вашей компании даже не слишком устаревшая система может также нуждаться в анализе и изменении.

Как ликвидировать «узкие места» в канцелярской работе? Способный и энергичный управляющий или руководитель конторы может достигнуть успеха, если он начнет ликвидировать «узкие места» в канцелярской работе. Ниже даются некоторые предложения по этому вопросу.

Тщательно отберите функцию, которую вы планируете улучшить. Для того чтобы не «наступать на ноги» других управляющих или руководителей, отберите функцию, которая либо полностью, либо в основном входит в вашу компетенцию. Если она затрагивает сферу деятельности управляющего или руководителя сбыта или производства, заручитесь его поддержкой. Если высшее руководство невосприимчиво к новшествам, отберите функцию, выполнение которой, по вашему мнению, можно усовершенствовать без затрат на повое оборудование или при минимальных затратах. Если вы сможете сократить затраты и увеличить эффективность, улучшив одну небольшую «систему», ваш руководитель будет более восприимчив к предлагаемым решениям по другим проблемам канцелярской работы.

Заручитесь помощью, где это возможно. Если в вашей компании имеется специалист по системам и методам, он либо поможет вам, либо сделает для вас работу. Ознакомьтесь с подготовкой подчиненных вам служащих. Выть может, у вас есть недавний выпускник университета, прошедший курс по системам и методам работы. Другим источником помощи являются представители изготовителей оборудования.

Тщательно проанализируйте существующую систему. При отсутствии схемы последовательности выполнения операций разработайте ее (см. предложения в гл. VIII). Изучите ее вместе с письменным объяснением, развивающим каждый этап выполнения операций, начиная с возникновения исходного документа до его окончательного назначения.

Разработайте новую схему последовательности выполнения операций, сравнив ее со старой схемой.

Подготовьте анализ затрат. Начните с затрат при системе, которую вы желаете изменить. Подготовьте расчеты для вашей новой системы. Включите в расчет оборудование, применяющееся в настоящее время и требующееся новое оборудование. Если новое оборудование необходимо, изучите имеющиеся типы его. Обратите внимание на то, чтобы не занизить количество необходимых сотрудников (это случается со многими специалистами по системам).

Не игнорируйте роста прибылей. Стремясь упростить канцелярскую работу и уменьшить затраты, руководитель конторы должен быть осторожным, чтобы не слишком увлечься сокращением затрат и не достигать экономии центов за счет расхода долларов. Цель усилий по сокращению затрат — увеличение прибылей. Самый простой и самый дешевый способ выполнения определенной функции необязательно является наилучшим...

На рис. 32 и 33 изображены схемы последовательности выполнения операций по обработке конвертов со счетами и переводами. Эта операция изучалась в целях нахождения методов определения крупных переводов, с тем чтобы их можно было вложить в банк и сразу же получать проценты. На рис. 32 указаны 6 операций (они затушеваны), требующих принятия мер по улучшению, поскольку продолжение их применения представляет постоянную потерю для руководства. Операции, добавленные на рис. 33 (затушеванные), предусматривают выделение крупных счетов и предоставление приоритета в их обработке. Новый или предлагаемый способ требует 15 операций, а не 10, как было при старом способе обработки. Добавление дополнительных 5 операций увеличивает затраты по обработке почти на 800 долл. в год. Однако более быстрое вложение в банк чеков на крупные суммы дало увеличение получаемых процентов на 36 тыс. долл. в год.

Рис. 32. Схема последовательности пополнения операций по выставлению счетов и обработке поступающих переводов (старый способ)

Рис. 33. Схема последовательности выполнения операций по выставлению счетов и обработке поступающих переводов (новый способ)

Улучшение планировки конторы

Как улучшить планировку? При планировке новой конторы имейте в виду две цели. Во-первых, обеспечьте более гладкое течение работы без встречного потока. Двигаться должны документы, а служащие — оставаться на своих местах. Введите какой-либо безликий элемент. Вместо того чтобы думать о сотруднике за столом, думайте о столе (плюс о необходимых принадлежностях и оборудовании) как о рабочем месте, которое выполняет одну операцию в последовательном ряду операций по обработке документов. Во-вторых, определите ваши «узловые пункты». Это означает, что сотрудники, занятые такой работой, как учет, должны находиться вблизи оборудования и дел, которыми они пользуются, а также своего руководителя. Структурные подразделения, связанные между собой операциями или находящиеся в постоянном контакте в процессе работы, должны располагаться так, чтобы облегчать операционный поток.

Пересмотренная планировка на рис. 34 дает правильную схему движения документов. Обратите внимание, что 4 стола или рабочих места, не являющиеся частью этой деятельности (они на диаграмме не имеют номеров), сгруппированы вместе в конце комнаты, устраняя тем самым разбросанность, присущую первоначальной планировке.

Рис. 34. Схема движения документов по помещению (до и после исследования)

Для экономичной планировки наилучшей является прямоугольная площадь. Комната или пространство неправильной формы с закругленными стенами затрудняет планировку. Площадь в административных зданиях обычно арендуется по пролетам, которые, как правило, представляют собой пространство между опорными колоннами. Хотя стандартизация в этом вопросе еще невелика, обычный пролет имеет ширину около 18 футов и глубину 25 футов.

Ниже даются некоторые основные указания, которые послужат руководством в вашем общем планировании.

Площадь на сотрудника. Фактическое количество квадратных футов общей площади конторы, приходящейся на сотрудника, как правило, составляет от 50 до 100 футов. Самые большие площади обычно выделяются в крупных компаниях. Стандарт, применявшийся Национальной ассоциацией по руководству конторами (НОМА) и равнявшийся от 60 до 80 кв. футов на служащего (включая по принадлежности), получает широкое распространение. Так показало недавно проведенное этой ассоциацией обследование около 2000 компаний. Место, выделяемое для различных категории сотрудников, конечно, должно диктоваться характером работы, характером помещения и потребностью в отдельном, помещении.

При данной площади конторы, которая переполнена, выделение достаточной площади для эффективной работы сотрудника может быть затруднительным. Бывает, однако, так, что улучшенная планировка фактически приводит к «высвобождению» пространства и увеличению рабочей площади путем устройства полок над низкими шкафами, ящиками и сейфами. При закупке нового оборудования вопрос может быть решен путем приобретения столов меньших размеров, раздвигающихся столов и более экономной системы хранения бумаг.

Планировка «открытой конторы». Комплексная планировка оказывает решающее воздействие на планировку конторы. По традиции отдельные структурные подразделения независимо от их количества занимают вместе со своими руководителями, их помощниками, секретарями и персоналом фактически как бы отдельные конторы, приспособленные для их индивидуальных потребностей.

В объединенной конторе отдельные кабинеты группируются вместе, а оперативный персонал размещается в одном большом открытом помещении. Отдельные кабинеты и связанные с ними подразделения находятся в одном общем месте для удобства деловой связи. Такая открытая планировка имеет много преимуществ. Она обеспечивает лучшее руководство и контроль, облегчает связь между подразделениями, дает экономию площади, обеспечивает большую гибкость в размещении, лучшее освещение, вентиляцию и одинаковый подход к сотрудникам. Увеличение или уменьшение количества сотрудников в отделах или секциях сводится лишь к перемещению столов на этой открытой площади. Необходимые при этом физические изменения незначительны, например, изменение в электропроводке или перестановка телефонов.

Кабинеты. Площадь общей конторы зависит от площади, выделяемой для отдельных кабинетов. Вопрос о том, должны ли начальники иметь кабинеты или нет, зависит в каждом конкретном случае от желания или суждения руководства.

Кабинеты не так широко распространены, как обычно предполагают. Национальная ассоциация по руководству конторами провела исследование среди компаний, которые предоставляли персоналу, отдельные кабинеты или отгороженные помещения. Результаты исследования показали, что площадь распределялась следующим образом: для высших руководителей — 49 %; руководителей отделов — 44, других руководителей — 41 и начальников меньшего ранга —14%.

При современной планировке контор имеется возможность замены кабинетов. Высокие загородки обеспечивают значительную уединенность и престиж отдельного кабинета, но занимают меньше места и создают меньше проблем в отношении освещения и вентиляции. Единообразная или моделированная мебель в сочетании со встроенными перегородками обеспечивает уединенность и экономию места, а низкие перегородки дают достаточно места для уединения в том смысле, что они направляют движение и не допускают посторонних лиц. Кроме того, размеры кабинетов могут быть меньше, если имеется общий конференц-зал для конфиденциальных заседаний.

Проходы и коридоры. Ширина проходов должна давать достаточно места для движения. Проход должен быть достаточно широким, чтобы люди, пользующиеся им, не задевали за столы и другое оборудование. Проход, ограниченный столами или перегородками, может быть уже, чем проход между стенами и высокими шкафами.

Ширина стандартного прохода, дающего возможность пройти двум человекам, составляет 3 фута. В пунктах, где соединяется два и более прохода, надо оставлять большее пространство — 4—5 футов, предпочтительно 5 футов. Ширина основных проходов, по которым движется много людей, должна быть 6—8 футов. Когда ящики открываются в направлении прохода (по возможности избегайте этого), ширина последнего должна предусматриваться с учетом выдвинутых ящиков.

Письменные столы. Письменные столы следует ставить таким образом, чтобы обеспечивать непрерывный и беспрепятственный операционный поток. Они должны располагаться в одном направлении так, чтобы каждый сотрудник получал работу сзади или сбоку от себя. Расстояние между письменными столами, т. е. расстояние между задней стороной одного стола и передней стороной следующего стола, должно быть 30—36 дюймов. Если сотрудник, работающий за столом, сидит в кресле, расстояние должно быть 36 дюймов.

Столы не должны стоять лицом друг к другу, кроме тех случаев, когда два сотрудника работают вместе. Они не должны стоять вплотную и быть обращенными к стенам или перегородкам, хотя это иногда и необходимо и желательно в конторе, разделенной перегородками. Если столы располагаются рядом друг с другом, то в этом случае нельзя ставить больше двух столов, чтобы оба сотрудника были у прохода и имели возможность садиться и выходить из-за стола, не беспокоя других.

Шкафы с ящиками («файлы») и оборудование. Размещение шкафов с ящиками зависит от того, что в них находится, от их использования и от наличия у компании отдельной комнаты для хранения общих бумаг. Шкафы с 4—5 ящиками могут быть использованы для того, чтобы отгородить площадь для хранения общих бумаг без затрат на строительство перегородок. Более низкие, высотой в стойку с тремя ящиками — широко входят в употребление для создания низких разделительных перегородок между различными помещениями.

Если в конторе должны быть рабочие места, у которых сотрудники обязаны стоять, то шкафы с ящиками, которыми они пользуются, должны находиться вблизи них. Шкафы с ящиками («файлы»), которыми пользуются редко или которыми пользуются немногие сотрудники, необходимо ставить у стен в таких местах, где хождение служащих минимально.

Располагайте сейфы и другое тяжелое оборудование у стен или колонн, чтобы не допускать перегрузки балок. Для сокращения шума и беспорядка располагайте оборудование, издающее шум, если возможно, в комнатах со звукоизоляцией. Шкафы, стоячие вешалки и крючки для вешания одежды должны располагаться у выхода, но не слишком близко к проходам, чтобы не загораживать проходы и не мешать работе находящихся поблизости служащих.

Выходы. Когда перегородки устанавливаются вокруг группы сотрудников, обеспечьте два достаточных выхода. Располагайте сотрудников, которые имеют дело с клиентами или которые имеют наибольшие связи с другими подразделениями, вблизи выходов.

При принятии решений в отношении распределения площади лучше всего быть объективным. Зарезервируйте освещенные места для работников, которым необходимо освещение (естественный свет не нужен для складов, приемных, коммутаторов, комнат для хранения бумаг и гардеробов. Если воздух в здании кондиционируется, то это кондиционирование не нужно для комнаты, где размножаются материалы, для экспедиции, для столовой и комнаты отдыха). Не игнорируйте потребностей в оборудовании для специального монтажа, починки труб и вентиляции. Планируйте помещение таким образом, чтобы при необходимости можно было вносить небольшие изменения, не затрагивая основную планировку.

Как делать новую планировку? При переустройстве конторы схема планировки является главным средством. Если проектируемые изменения затрагивают только столы и другое оборудование в центральной конторе, то для вашей цели будет достаточен простой набросок на разграфленной бумаге. При более сложной планировке, особенно если вам нужно кого-либо убедить в достоинствах этого плана, желательно более профессиональное выполнение. В этом случае может помочь настоящий стандартный чертеж (синька), однако опытные специалисты по планировке предпочитают делать собственные эскизы. В синьках могут не найти отражения всякие изменения, их масштаб может равняться 1/8 дюйма на фут вместо обычно предпочитаемого масштаба 1/4 или 1/2 дюйма, кроме того, в них все равно надо указывать расположение столов и другого оборудования.

Для простой планировки очень полезна графическая бумага масштабом В 1/4 дюйма, которая является стандартной в Американском обществе инженеров-механиков. Страница размером в 8,5 X 11 дюймов тогда представляет площадь 32x44 фута. Блокноты из кальки имеются размером 8,5 X 11 дюймов с масштабной сеткой. Если площадь, о которой идет речь, сравнительно невелика то, пожалуй, лучше применить масштаб в полдюйма поскольку он делает эскиз более наглядным. Черновой набросок должен быть абсолютно точным и показывать расположение постоянных стен здания и перегородок, окон (включая высоту подоконников), дверей (и как они открываются) опор и колонн, штепсельных розеток, радиаторов, фонтанчиков для питья, телефонов и, конечно, столов, картотек и другого тяжелого оборудования. Если вы собираетесь планировать перестановку на графической бумаге, то можете сэкономить значительное время, приготовив сначала копии плана помещения (с помощью копировки), прежде чем указывать местоположение передвигаемой мебели и оборудования.

Для более профессиональной работы опыт в инженерном черчении является полезным, но не необходимым. Приколите или прикрепите черновой эскиз к чертежной доске, прикрепите листок кальки сверх этого эскиза на графической бумаге я (с помощью рейсшины) начертите все линии. Вы можете сделать таким путем полный чертеж, включая размещение оборудования. Однако если вы хотите использовать шаблоны, то чертеж на кальке должен включать только контуры площади без включения мебели и оборудования.

Шаблоны представляют собой небольшие лекалы или образцы, изображающие столы, стулья и другие виды оборудования в том же масштабе, что и на чертеже. Этими шаблонами снабжают как фабриканты конторского оборудования, так и другие поставщики. Если отсутствуют шаблоны с изображениями, вы можете сделать их сами с помощью двухслойной клейкой ленты, прикрепив ее к задней стороне шаблона либо до его вырезки, либо после. Используйте копировальный аппарат для производства такого количества, какое вы считаете нужным иметь в запасе. Раскрасьте эти шаблоны так, чтобы они выделялись или обозначали определенные виды оборудования.

Если в перспективе предвидятся значительные изменения или если желательно для сравнения иметь несколько планировок, положите на чертеж пластмассовый лист. Положите шаблоны на него, а не на чертеж. Это предохранит чертеж, даст возможность более легко вносить изменения и позволив сделать несколько вариантов планировки без повторного вычерчивания чертежей. Применяйте условные обозначения для указания мест где необходимы лампы, штепсельные розетки, телефоны и т. п. После того как окончен один предлагаемый чертеж планировки, сфотографируйте его (рис. 35) и сделайте второй вариант планировки.

Рис. 35. Схема планировки помещения, сделанная с помощью набора для планировки компании «Шоу — Уокер»

Повышение эффективности путем уменьшения шума. Шумная контора снижает эффективность и точность работы сотрудников и вызывает нервную усталость. Безусловно, компания имеющая шумную контору, получает меньшую отдачу на каждый затрачиваемый на канцелярскую работу доллар, чем компания с более спокойной конторой. Сотрудники, работающие в шумной конторе, становятся раздражительными и подавленными. Часто цитируемое исследование влияния шума на эффективность конторского труда (сделанное за год до установки звукоизоляции в стенах конторы и потолке и спустя год после установки) показывает следующие результаты: ошибки операторов счетных машин сократились на 52%, ошибки машинисток уменьшились на 20, невыходы на работу сократились на 37 а текучесть конторского персонала уменьшилась на 47%. В недавнем исследовании, проведенном Национальной ассоциацией по руководству конторами, компании, проводившие программы по сокращению шума, сообщили о несколько более скромных результатах — на 43% улучшилось моральное состояние работников, на 29 повысилась точность, на 16 возрос объем выполнения работы, на 4 сократилась потеря времени сотрудниками и на 3,6% сократилась текучесть. Национальная ассоциация по руководству конторами также обнаружила, что 75% компаний, охваченных обследованием, имели программы по контролю за шумом — определенное доказательство того, что американский бизнес и промышленность уделяют растущее внимание проблеме уменьшения шума в конторах. Шум измеряется в децибелах. Уровень шума в вашей конторе может быть легко определен инженером-акустиком или экспертом с помощью одиометра. При этом имеются некоторые отправные уровни, легко применимые в условиях контор:

«Уровень звука в 40 дб, — говорит доктор Рекс Харт, психолог-консультант,— равен звуку, производимому тихо говорящим радио, работающей в конце комнаты пишущей машинкой или звуку голоса в тихой конторе». Контора, имеющая уровень звука в 40 дб, является тихой конторой. Контора с уровнем звука 60 дб находится на среднем уровне, а свыше этого является шумной конторой.

В качестве более или менее приемлемого критерия «зашумленность в 40 дб, — говорит психолог-консультант, доктор Харт, — является максимально допустимым шумовым фоном для персонала, занимающегося главным образом умственным трудом». Изу�